Najczęstsze mity o pracy ze spedycją – i jak jest naprawdę

Branża transportowa obrasta w rozmaite opowieści i uprzedzenia. Wielu mikro i małych przewoźników ma ugruntowane przekonania o współpracy ze spedycją – często negatywne, wynikające ze stereotypów lub złych doświadczeń. Słyszy się, że „spedycja zawsze zaniża stawki i zarabia kosztem przewoźnika”, „nie da się ze spedytorem normalnie dogadać”, albo że „każdy kurs to walka o przetrwanie”. Krążą historie o ukrytych kosztach, braku pomocy w trudnych sytuacjach i o tym, że „wszyscy tylko ciągną ładunki z giełdy”, zostawiając przewoźnika samego z problemami. Czy tak jest naprawdę? Poniżej obalamy najczęstsze mity o pracy ze spedycją i pokazujemy, jak wygląda profesjonalna współpraca oparta na partnerstwie i zaufaniu.

Mit 1: „Spedycja zawsze zarabia kosztem przewoźnika”

To jeden z najpopularniejszych mitów. W środowisku przewoźników często słyszy się opinie, że pośrednicy (spedytorzy) zaniżają stawki i generują dla przewoźnika jedynie dodatkowe koszty. Rzeczywiście, spedycja nie działa charytatywnie – musi wypracować swoją marżę. Jednak profesjonalny spedytor dba o to, by przewoźnik również godziwie zarobił. Długotrwała współpraca opiera się na obopólnych korzyściach, a nie jednostronnym wyzysku.

Coraz częściej spotyka się model współpracy, w którym spedycja gwarantuje minimalną stawkę za kilometr, poniżej której nie zejdzie. Przykładowo, program Adar Black wprowadził dolną granicę stawki na poziomie 1,20 € za km – jest to „bezpiecznik dla przewoźnika”, zapewniający, że fracht nie spadnie poniżej opłacalności. Co więcej, nowoczesne oferty działają elastycznie: każde zlecenie może mieć inną cenę, dostosowaną do realiów rynku, a nie sztywny cennik narzucony z góry. Dzięki temu przewoźnik ma szansę skorzystać na lepiej płatnych ładunkach, jeśli takie się pojawią, zamiast tkwić na stałej, niskiej stawce.

Profesjonalna spedycja coraz częściej stawia na pełną transparentność rozliczeń. Dobrym zwyczajem jest informowanie przewoźnika, ile płaci klient za dany transport i jaka kwota trafi do przewoźnika. W modelu Adar Black spedytor dzwoni do przewoźnika i otwarcie mówi: *„mam fracht od klienta za X euro – jedziemy za tyle?”*. Taka przejrzystość sprawia, że przewoźnik widzi, że nie jest drenowany finansowo, a spedycja nie „chowa” przed nim dodatkowej marży. Bywają sytuacje, gdy spedytor oddaje przewoźnikowi całość uzyskanej stawki frachtu – zwłaszcza na kursach powrotnych do kraju, by domknąć trasę i utrzymać obie strony zadowolone. Oczywiście spedycja zazwyczaj zarabia na prowizji, ale uczciwi pośrednicy ograniczają swoje apetyty, rozumiejąc, że przewoźnik musi też wyjść na swoje.

Fakty: Dobra spedycja chce utrzymać przewoźnika w dłuższej współpracy, więc dba o jego rentowność. W praktyce oznacza to stawki zapewniające pokrycie kosztów i zysk dla firmy transportowej. Warto pamiętać, że koszty przewoźnika – raty leasingu, paliwo, pensje kierowców, ubezpieczenia – są bardzo wysokie. Jak przyznają sami spedytorzy, przewoźnik zaczyna realnie zarabiać dopiero powyżej ok. 10 000 km miesięcznie; wszystko poniżej to ledwo pokrycie kosztów. Profesjonalna spedycja zna te realia i nie zaniża stawek poniżej opłacalności, bo zależy jej na tym, by przewoźnik mógł prowadzić biznes długofalowo.

Mit 2: „Ze spedycją nie da się normalnie dogadać”

Inny częsty stereotyp głosi, że negocjacje ze spedycją to farsa – „oni i tak postawią na swoim”. Rzekomo przewoźnik jest skazany na dyktat warunków i brak szans na partnerską dyskusję. To nieprawda – przynajmniej w przypadku rzetelnych firm spedycyjnych.

Profesjonalna współpraca zaczyna się od jasnych zasad i dialogu. Dobra spedycja jeszcze przed rozpoczęciem kooperacji klarownie przedstawia przewoźnikowi wszystkie warunki: stawki (czy to stałe, czy minimalne gwarantowane), oczekiwaną średnią kilometrów, model rozliczeń kosztów (np. kto pokrywa opłaty drogowe, co z frachtami importowymi/eksportowymi), terminy płatności itd. W nowoczesnych programach, takich jak Adar Black, spedytor omawia z przewoźnikiem szczegóły oferty i wspólnie ustalają zasady współpracy zanim w ogóle ruszy pierwszy kurs. Spedytor ma wręcz obowiązek przedstawić przewoźnikowi wszystkie warunki, a dalsze działania (np. wpisanie auta do systemu) dzieją się dopiero po osiągnięciu porozumienia.

Ważne jest, by obie strony jasno komunikowały swoje oczekiwania. Jeśli któryś zapis zlecenia budzi wątpliwości przewoźnika – np. dotyczący dodatkowych opłat, kar umownych czy godzin załadunku/rozładunku – należy to zgłosić przed przyjęciem zlecenia. Rzetelny zleceniodawca odniesie się do uwag i wprowadzi ewentualne korekty lub wyjaśnienia. Przewoźnik powinien dokładnie czytać warunki realizacji zlecenia i zgłosić uwagi zanim rozpocznie współpracę, aby zminimalizować ryzyko niejasności w trakcie transportu. Taka komunikacja to podstawa – dzięki niej unikniemy wielu nieporozumień i frustracji.

W dojrzałych relacjach biznesowych nikt nie traktuje drugiej strony z góry. Dobry spedytor słucha potrzeb przewoźnika: weźmie pod uwagę np. preferowane kierunki jazdy, maksymalny czas pracy kierowcy poza domem, konieczność pauzy weekendowej itp. (aspekty te często są ustalane już na etapie podpisywania umowy). Spedycja, dla której przewoźnik jest partnerem, a nie „złem koniecznym”, będzie skłonna do elastyczności – bo wie, że zadowolony przewoźnik to mniejsza rotacja i lepsza jakość usług dla klientów. Z kolei jeśli trafimy na spedytora, który od początku lekceważy nasze zdanie i traktuje nasz głos jako nieistotny – to jest to sygnał alarmowy, by poszukać innego kontrahenta.

Fakty: W dzisiejszych realiach to wzajemny szacunek i zrozumienie stanowią podstawę udanej współpracy. Jak mówi doświadczony specjalista ds. relacji biznesowych: „Bez wzajemnego szacunku i zrozumienia nie ma szans na dobrą współpracę. Pomijamy wtedy nerwowość i skupiamy się na rozwiązaniu problemu”. Innymi słowy, profesjonalna spedycja zamiast forsować jednostronne racje, dąży do rozwiązań, które działają dla obu stron. Zamiast kłótni – spokojna rozmowa. Zamiast „masz jechać i koniec” – wspólne szukanie sposobu, by transport przebiegł sprawnie i każdy był zadowolony.

Mit 3: „Każdy kurs to walka o przetrwanie”

Niektórzy przewoźnicy opisują współpracę ze spedycją jak nieustanną bitwę o przetrwanie – każdy fracht ledwo pokrywa koszty, a kierowca musi „walczyć”, by cokolwiek zarobić. Owszem, zdarzają się trudne kursy i ciasno skalkulowane stawki, zwłaszcza na przeładowanym rynku. Jednak jeśli każde zlecenie jest dla nas walką o utrzymanie się na powierzchni, to znak, że coś poszło nie tak przy doborze partnera biznesowego lub modelu pracy.

Kluczem do rentowności jest ciągłość zleceń i optymalne planowanie tras. Pojedynczy kurs może wydawać się słabo płatny, ale w kontekście całej zaplanowanej trasy (np. eksport i import, doładunki, kabotaże) może już dać solidny zarobek. Dobra spedycja zadba o to, by ciężarówka nie stała zbyt długo bez ładunku i by unikać pustych przebiegów. Idealnie, jeśli przewoźnik jeździ na stałych kierunkach – wtedy łatwiej zorganizować ładunek powrotny czy dodatkowy kabotaż w pobliżu miejsca rozładunku. W efekcie cały wyjazd staje się opłacalny, nawet jeśli pojedyncze fragmenty trasy nie wyglądają imponująco. Co więcej, przewoźnik oszczędza czas potrzebny na szukanie zleceń – nie musi sam wydzwaniać po klientach ani śledzić giełdy 24/7, bo tym zajmuje się spedytor.

Porządna spedycja rozumie, że przewoźnik musi przynajmniej pokryć swoje koszty stałe, a najlepiej zarobić coś ponad to. Wspomniana wcześniej granica ~10 000 km miesięcznie jako punkt wyjścia do zysku przewoźnika jest traktowana poważnie przez nowoczesne firmy spedycyjne. Zapewnienie ciągłości zleceń na takim poziomie przebiegu stało się wręcz standardem w niektórych programach. Przykładowo, Adar Black wprowadził gwarancję minimalnego przebiegu – jeśli w danym okresie (np. 3-tygodniowej trasie) ciężarówka nie osiągnie ustalonej średniej kilometrów, spedytor dopłaca przewoźnikowi rekompensatę za brakujące kilometry. Choć kwota tej dopłaty (w Adar Black to 0,60 € za każdy brakujący km) nie pokrywa pełnej straty, jest to jasny sygnał, że firma bierze współodpowiedzialność za zapewnienie pracy przewoźnikowi. Nie zostawi go na lodzie, jeśli z winy spedycji (np. braku ładunków) ciężarówka jeździłaby pusto.

Dodatkowo wiele spedycji oferuje premie za wysokie przebiegi – np. jeśli truck zrobi więcej niż pewien pułap km dziennie, to przewoźnik (a często i prowadzący go spedytor) dostaje bonus. Cel jest jeden: zmotywować obie strony do jak najlepszego wykorzystania czasu pracy ciężarówki. W profesjonalnej współpracy każdy kilometr ponad minimum cieszy zarówno przewoźnika, jak i spedytora, bo oznacza to większy zarobek do podziału.

Fakty: Stała, dobrze zorganizowana współpraca sprawia, że praca z pośrednikiem przestaje być walką o przetrwanie, a staje się stabilnym źródłem dochodu. Przewoźnik nie musi się obawiać, że po rozładunku będzie koczował dwa dni na parkingu – spedytor z wyprzedzeniem szuka kolejnego frachtu. Jeśli jeden ładunek ledwo pokrywa koszty, następny może to zrekompensować – w sumie liczy się średnia z całej trasy. Większość przewoźników docenia tę stabilność i dlatego mimo wszystko wciąż chętnie korzysta ze spedycji. Stała praca, nawet jeśli czasem mniej płatna, jest lepsza niż ryzyko przestojów i pustych przebiegów na własną rękę.

Mit 4: „Są ukryte koszty i haczyki”

Obawa przed drobnym druczkiem i ukrytymi opłatami często powstrzymuje przewoźników przed zaufaniem spedycji. Boją się oni, że poza ustaloną stawką wynikną dodatkowe koszty: a to potrącana prowizja, a to niespodziewane kary umowne, opłaty za każdy telefon do spedytora   itp. Oczywiście, zdarzają się nierzetelne firmy, które próbują przerzucić na przewoźnika jak najwięcej kosztów lub wykorzystują jego niewiedzę. Jednak renomowana spedycja działa transparentnie – tak, by żadna ze stron nie była zaskoczona rozliczeniem.

Przede wszystkim wszelkie potencjalne dodatkowe opłaty powinny być jasno opisane w warunkach zlecenia lub umowie ramowej. Jeśli np. ładunek wymaga pilnej dostawy w weekend, co wiąże się z wyższą stawką – jest to uzgodnione zawczasu. Jeżeli zaś za przekroczenie czasu rozładunku naliczane są kary od klienta – przewoźnik powinien o tym wiedzieć i mieć to w zleceniu. Wspomnieliśmy już: czytanie warunków i wyjaśnienie wątpliwości przed startem to najlepszy sposób, by uniknąć przykrych niespodzianek. Profesjonalna spedycja nie obraża się, gdy pytamy o szczegóły – przeciwnie, docenia przewoźników, którzy chcą mieć wszystko czarno na białym.

W praktyce coraz więcej umów ze spedycją jest standaryzowanych i przejrzystych. Standardem jest np. brak prowizji pobieranej bezpośrednio od przewoźnika – spedycja zarabia na różnicy między frachtem od klienta a stawką dla przewoźnika, więc przewoźnik nie dostaje osobnej faktury za „usługę spedycyjną”. Jeśli już pojawiają się opłaty (np. za ubezpieczenie CARGO, skorzystanie z karty paliwowej itp.), to są one jawne i znane z góry. Wiele firm wręcz reklamuje się brakiem ukrytych kosztów. Przykładowo, współpracując z Adar, przewoźnik dostaje pakiet udogodnień (karta paliwowa, urządzenia viaBOX, pomoc w zwrocie akcyzy za paliwo, platforma do zarządzania flotą) w ramach umowy – bez dodatkowych opłat poza ustaloną stawką za km. Tego typu benefity nie są oczywiście charytatywne, ale są elementem oferty – spedycja inwestuje w nie, by przyciągnąć i utrzymać solidnych przewoźników.

Najlepszym lekarstwem na lęk przed „haczykami” jest transparentna komunikacja (znów to samo: rozmawiajmy z partnerem!). Jeśli jakaś klauzula jest niejasna, poprośmy o jej wyjaśnienie na piśmie. Jeżeli rozliczenie po pierwszym wspólnym miesiącu nas zaskoczy – od razu to wyjaśnijmy, zamiast kumulować pretensje. Pamiętajmy, że mit o wszechobecnych ukrytych kosztach często bierze się z jednostkowych złych historii, które następnie uogólniamy. Tymczasem większość spedycji dba o swoją reputację i stara się unikać praktyk, które odstraszyłyby przewoźników. W końcu poczta pantoflowa w tej branży działa – nikt nie chce trafić na czarną listę jako firma, z którą „nie da się uczciwie rozliczyć”.

Fakty: Współcześnie przejrzystość rozliczeń to podstawa. Dobra spedycja otwarcie przedstawia warunki finansowe przewoźnikowi – ile płaci klient, jaka stawka jest dla przewoźnika, jakie ewentualne dodatkowe koszty mogą wystąpić. W nowoczesnych modelach współpracy przewoźnik ma wręcz wgląd w stawki uzyskiwane od klientów. Hasło „zero ukrytych kosztów” przestaje być tylko sloganem marketingowym, a staje się normą na konkurencyjnym rynku usług transportowych.

Mit 5: „Brak pomocy w problemach na trasie”

Wyobrażenie, że „jak coś się dzieje, to spedycja umywa ręce” bywa niestety pokłosiem dawnych doświadczeń z niektórymi zleceniodawcami. Przewoźnicy opowiadają historie, że gdy np. zepsuła się ciężarówka albo pojawił się problem u klienta, spedytor przestawał odbierać telefon. Takie przypadki się zdarzały – ale profesjonalna spedycja absolutnie nie zostawia przewoźnika samego w opałach. Przeciwnie, dobry spedytor jest dla przewoźnika jak dyżurny anioł stróż, do którego zawsze można zadzwonić po pomoc lub radę.

Już na etapie podpisywania umowy warto zwrócić uwagę, czy spedycja zapewnia całodobowe wsparcie (w końcu transport działa 24/7). W praktyce duże firmy mają dyżury 24h lub przynajmniej dedykowanego opiekuna, z którym przewoźnik jest w stałym kontakcie. Taka osoba zna specyfikę naszej pracy, naszą flotę i może szybko reagować. Co więcej, spedytor często ma dostęp do szerokiej bazy kontaktów – jeśli zdarzy się awaria ciężarówki, może pomóc zorganizować lokalny serwis lub przeładunek na inny pojazd; jeśli kierowcę spotka problem na załadunku (np. brak dokumentów), spedytor skontaktuje się z klientem i wyjaśni sytuację.

Warto obalić konkretny mit: że w razie opóźnienia czy reklamacji przewoźnik zostaje sam. Otóż spedycja jako zlecający transport też jest zaangażowana w rozwiązanie problemu – wszak odpowiada przed swoim klientem. Dobra firma nie chowa głowy w piasek, gdy pojawia się trudność, tylko działa wspólnie z przewoźnikiem. Przykładowo, spedytor może przełożyć okno czasowe rozładunku, jeśli auto utknęło w korku; w razie awarii znajdzie zastępczy pojazd do dokończenia przewozu; jeśli odbiorca ma zastrzeżenia co do ładunku – pośredniczy w wyjaśnieniach i procedurze reklamacyjnej. Przewoźnik nie jest pozostawiony sam sobie, bo sukcesem (lub porażką) transportu obie strony są związane.

Co więcej, wiele spedycji oferuje usługi wykraczające poza samo „danie zlecenia”, które znacząco pomagają przewoźnikom w codziennych problemach. Przykładowo: karty paliwowe z odroczoną płatnością – przewoźnik dostaje kartę i może tankować bez gotówki, a spedycja rozlicza paliwo w ramach faktury za fracht. To ogromna ulga dla małych firm, bo nie muszą mieć tysięcy euro na paliwo przed wyjazdem – *„przewoźnik jedzie w trasę i nie musi mieć iluś tysięcy euro w kieszeni na paliwo, my płacimy za to paliwo – dostają od nas karty paliwowe”*. Podobnie bywa z opłatami drogowymi (urządzenia viaTOLL/ViaBOX bez konieczności wpłacania kaucji – rozliczane później) czy pomocą w odzyskaniu zagranicznego VAT i akcyzy za paliwo. To wszystko nie są „problemy na trasie” sensu stricto, ale realne bolączki przewoźników, w których spedycja może pomóc. A w kryzysowych sytuacjach – choćby w razie kolizji – spedycja wspiera w likwidacji szkód, bo zależy jej na szybkim uporządkowaniu spraw i ruszeniu z kolejnym zleceniem.

Fakty: W profesjonalnej współpracy przewoźnik nigdy nie jest pozostawiony sam sobie. Hasło Adar brzmi wręcz: „Trafisz pod opiekę specjalistów, którzy nigdy nie zostawią Cię bez pomocy i kompleksowo zajmą się Twoim biznesem”. To oczywiście deklaracja marketingowa, ale odzwierciedla standard, do którego aspiruje coraz więcej firm: opiekować się przewoźnikiem kompleksowo. Od planowania trasy, przez monitorowanie realizacji (coraz częściej spedycje zapewniają systemy GPS i komunikatory do śledzenia postępów), aż po reakcję na niespodziewane zdarzenia – dobra spedycja jest dla przewoźnika partnerem i wsparciem, a nie tylko zleceniodawcą. Jeśli masz doświadczenie odwrotne (brak kontaktu, zrzucanie winy na kierowcę za wszystko) – pora rozejrzeć się za innym partnerem.

Mit 6: „Wszyscy ciągną ładunki z giełdy, sam mogę tak działać”

To przekonanie pojawia się zwłaszcza u przewoźników, którzy rozważają uniezależnienie się od spedycji. Skoro „spedycja i tak bierze ładunki z giełd transportowych, dokładnie takie, do jakich i ja mam dostęp”, to po co oddawać jej część zysku? Wielu osobom wydaje się, że wystarczy konto na popularnej giełdzie frachtów, by całkowicie zastąpić sobie pracę spedytora. Rzeczywistość jest jednak bardziej złożona.

Po pierwsze, nie wszystkie ładunki trafiają na giełdę publiczną. Najlepsze kąski często są rozchwytywane zanim się tam pojawią – spedytorzy mają swoje sieci kontaktów i bezpośrednich klientów. Wielu załadowców woli zlecać transporty stałym partnerom niż wrzucać ogłoszenie na giełdę i przebierać w nieznanych przewoźnikach. Dlatego przewoźnik działający tylko na giełdzie może wcale nie widzieć tych dobrze płatnych, regularnych zleceń, które spedycja może mu zapewnić w ramach stałej współpracy. Spedycja z bogatą bazą zleceniodawców może zaoferować ładunki w relacjach czy niszach, do których pojedynczemu przewoźnikowi trudno dotrzeć.

Po drugie, nawet gdy zlecenie pochodzi z giełdy, spedytor dodaje wartość swoją organizacją i planowaniem. Samodzielne łapanie ładunków z giełdy oznacza konieczność ciągłego monitorowania ofert, negocjowania stawek, sprawdzania wiarygodności kontrahentów i pilnowania płatności. To czasochłonne i bywa stresujące – dla małej firmy logistycznej może to oznaczać dodatkową osobę do biura albo właściciela „na dwóch etatach” (za kółkiem i przed komputerem). Spedycja przejmuje te zadania. Co więcej, dobra spedycja zbuduje z przewoźników własną „zamkniętą grupę” współpracowników. Pojęcie giełdy prywatnej oznacza, że spedytor zaprasza zaufanych przewoźników do zamkniętej platformy, w ramach której udostępnia im oferty przed (lub zamiast) wystawienia na rynek otwarty. Przewoźnik będący w takim „klubie zaufanych” dostaje zlecenia bez konkurencji i targowania się z dziesiątką innych chętnych – to zupełnie inny komfort pracy.

Po trzecie, dochodzi kwestia efektywności i ciągłości jazdy. Jeden z przewoźników tak opisał różnicę: „Zanim jeździłem pod spedycją, ciężko było znaleźć dobrze płatne ładunki. Giełda… tam płacą tylko za kilometry z ładunkiem, a resztę stoisz”. To ważna obserwacja – na giełdzie często znajdziemy ładunek w jedną stronę, ale za powrót już nikt nam nie zapłaci (chyba że znów coś złapiemy). W efekcie „puste kilometry” zjadają nasz zysk. Dobra spedycja planuje nam tak trasę, aby ograniczyć puste przebiegi do minimum – bo i dla niej to korzystne. Ponadto spedycja często gwarantuje terminową zapłatę niezależnie od tego, czy sama dostała już pieniądze od klienta. Gdy działamy samodzielnie na giełdzie, może się zdarzyć długie czekanie na pieniądze albo trafienie na oszusta. W modelu współpracy to spedytor bierze na siebie ryzyko niewypłacalności zleceniodawcy – przewoźnik dostaje zapłatę zgodnie z umową (nierzadko przyspieszoną, np. w 30 dni lub nawet wcześniej), a windykacją klienta zajmuje się już firma spedycyjna.

Fakty: Świat transportu w praktyce pokazuje, że większość przewoźników korzysta ze spedycji – nie dlatego, że nie umieją znaleźć ładunku samemu, ale dlatego, że to wygodne i opłacalne rozwiązanie. Oczywiście warto dywersyfikować źródła zleceń (niektórzy łączą stałą współpracę z kilkoma spedycjami i samodzielne zlecenia z giełdy), ale zupełne pominięcie pośredników jest trudne, zwłaszcza dla małych firm bez działu handlowego. Profesjonalna spedycja zapewnia coś więcej niż dostęp do ładunków – daje całą otoczkę usług (organizacja, dokumentacja, gwarancje płatności, pomoc w razie problemów) oraz stabilizację biznesu. Wybierając sprawdzoną spedycję, przewoźnik może skupić się na tym, co robi najlepiej – na bezpiecznym przewiezieniu towaru – a resztę pozostawić partnerowi.

Mit 7: „Jak jest źle, to zostajesz sam”

Ten mit łączy się nieco z punktem o braku pomocy, ale jest bardziej ogólny – wyraża przekonanie, że w trudnych chwilach każdy dba tylko o siebie, a przewoźnik ponosi wszelkie konsekwencje niepowodzeń transportu. Innymi słowy: „gdy pojawiają się kłopoty, spedycja się odcina, a cała odpowiedzialność i koszty spadają na mnie”. Rzeczywistość bywa jednak mniej dramatyczna, zwłaszcza przy współpracy z odpowiedzialnym partnerem.

Przede wszystkim, umowy i prawo jasno określają zakresy odpowiedzialności – spedytor nie może tak po prostu umyć rąk, jeśli coś pójdzie nie tak. Oczywiście, przewoźnik odpowiada za swoje obowiązki (np. za bezpieczeństwo przewozu, zgodnie z CMR), ale spedycja odpowiada przed klientem za zorganizowanie transportu. Dlatego w praktyce porządna spedycja razem z przewoźnikiem stawia czoła problemom. Gdy np. towar ulegnie uszkodzeniu, spedytor pomaga uruchomić procedurę ubezpieczeniową (często wręcz wykupuje dodatkowe ubezpieczenie cargo, by zabezpieczyć fracht). Gdy w wyniku błędu spedycji powstanie dodatkowy koszt (np. zły adres i nadłożone kilometry) – uczciwa firma weźmie to na siebie. Działy reklamacji w firmach spedycyjnych są od tego, by rozpatrywać wspólnie sprawy sporne i szukać rozwiązania, a nie przerzucać winę.

W profesjonalnej relacji biznesowej obowiązuje zasada: wygrywamy razem i razem mierzymy się z trudnościami. Jeśli kontrahent w trudnej sytuacji chowa głowę w piasek – to znaczy, że nie jest profesjonalny. Na szczęście coraz więcej firm stawia na partnerskie podejście. Wspomniany wcześniej cytat z Adar nie jest pusty: „specjaliści nigdy nie zostawią Cię bez pomocy i kompleksowo zajmą się twoim biznesem”. W praktyce oznacza to choćby nieprzerwany cykl pracy 365 dni w roku przy stałych warunkach – przewoźnik nie zostanie porzucony, bo np. „teraz słaby okres, to obniżymy ci stawkę albo nie mamy nic dla ciebie”. Stabilne warunki współpracy obowiązują niezależnie od wahań rynku, dzięki czemu przewoźnik nie musi się martwić, że w złym okresie zostanie sam z kosztami leasingu i brakiem zleceń.

Kultura organizacyjna też odgrywa rolę – firmy, które odnoszą sukcesy, często mają wewnętrzne motto wspólnego działania. Pracownicy spedycji podkreślają, że codziennie mogą wydarzyć się nieprzewidziane sytuacje, i „to moment, w którym trzeba zachować zimną krew i działać szybko, tak żeby zminimalizować straty dla floty”. Innymi słowy: gdy jest źle, dobra spedycja działa, a nie ucieka. Nie ma tu miejsca na panikę czy wzajemne oskarżenia – liczy się rozwiązanie problemu przy jak najmniejszych stratach. Tak buduje się zaufanie na lata.

Fakty: Jeśli współpracujemy z solidną spedycją, możemy oczekiwać, że w trudnych chwilach będzie naszym sojusznikiem, a nie przeciwnikiem. Czy to problem finansowy (np. zator płatniczy – wtedy spedycja chroni płatności przewoźnika przed niewypłacalnością klientów), czy operacyjny (awaria, wypadek, spór z załadowcą) – przewoźnik może liczyć na wsparcie. Oczywiście, każdy przypadek jest inny i czasem konflikt interesu się pojawi, ale od tego są jasne umowy i ubezpieczenia, by rozstrzygać takie sytuacje. Ogólna zasada brzmi: normalnych warunków należy oczekiwać zawsze, a w momentach kryzysu – dodatkowej pomocy, nie odwrotnie.

Profesjonalna współpraca – co dziś oznacza „normalne” warunki?

Po obaleniu mitów nasuwa się pytanie: jakie standardy powinna spełniać normalna, uczciwa współpraca ze spedycją? Na co przewoźnik może (i powinien) liczyć, podejmując kooperację z profesjonalnym zleceniodawcą? Podsumujmy najważniejsze punkty:

• Przejrzyste warunki finansowe: Jasno ustalona stawka (dynamiczna lub stała, ale zawsze fair), brak ukrytych opłat. Przewoźnik zna zasady naliczania frachtu i wie, kiedy może liczyć na dodatki (np. płatne postoje, bonusy za dodatkowe kilometry). Termin płatności konkurencyjny względem rynku – np. 30 dni, a często możliwość skorzystania z przyspieszonej płatności (skrócone terminy za drobną opłatą lub w ramach programów lojalnościowych). Ważne jest też zabezpieczenie płatności – renomowana spedycja chroni przewoźników przed ryzykiem niewypłacalności klientów (ubezpieczenia, faktoring odwrotny itp.). Dzięki temu przewoźnik ma gwarancję zapłaty za swoją pracę na normalnych, umówionych zasadach.
• Ciągłość zleceń i stabilność: Profesjonalny partner zapewnia stały dopływ ładunków, dostosowany do możliwości przewoźnika. Unikamy długich przestojów – nie ma nic gorszego niż ciężarówka stojąca tydzień na bazie, bo „nic nie ma”. Jeśli mamy umowę na określoną liczbę aut, spedycja powinna mieć dla nich pracę przez okrągły rok (uwzględniając oczywiście przerwy typu święta, urlopy kierowców itp.). Stałe warunki współpracy oznaczają, że nawet gdy rynek jest słabszy, spedycja nie zostawia nas bez zleceń ani nie obniża drastycznie stawek jednostronnie. Taka stabilność pozwala przewoźnikowi planować biznes, inwestycje i zatrudnienie z większym spokojem.
• Wzajemna komunikacja i szacunek: Brak arogancji czy lekceważenia. Przewoźnik ma swojego dedykowanego opiekuna (spedytora, często zwanego też dyspozytorem), który zna specyfikę jego pracy. Wszystkie istotne kwestie załatwiane są w rozmowie, a nie poprzez narzucanie rozkazów. Gdy pojawia się problem – razem go rozwiązujemy, bez zbędnych emocji i przerzucania winy. Jak ujął to jeden z managerów: „Nie wyobrażam sobie transportu bez nienagannej obsługi zarówno klienta, jak i przewoźnika… Jakość i wzajemny szacunek to dziś wyznacznik sukcesu”. Dla przewoźnika przekłada się to na poczucie bycia partnerem, a nie tylko podwykonawcą traktowanym z góry.
• Wsparcie operacyjne: Wspomniane wcześniej udogodnienia (karty paliwowe, urządzenia do opłat, pomoc w papierologii) to dziś często element pakietu. Przewoźnik może oczekiwać, że spedycja odciąży go w wielu zadaniach niezwiązanych bezpośrednio z jazdą – zajmie się uzyskiwaniem przepustek, doradzi w kwestiach celnych czy prawnych, dostarczy narzędzia IT do monitoringu floty. To wszystko zwiększa efektywność i bezpieczeństwo pracy. Ponadto w razie sytuacji awaryjnych przewoźnik ma pewność, że nie zostanie pozostawiony bez numeru telefonu – dzień i noc ktoś czuwa na drugim końcu linii.

Podsumowując, mity o pracy ze spedycją często mają swoje źródło w pojedynczych negatywnych przypadkach lub dawnych realiach rynku. Dziś jednak standardy współpracy poszły mocno w górę. Rosnąca konkurencja sprawia, że spedycje zabiegają o dobrych przewoźników, oferując im normalne, cywilizowane warunki – bo wiedzą, że lojalny, solidny przewoźnik jest na wagę złota. Jeśli trafimy na spedycję, która ciągle powiela opisane mity (kombinuje kosztem przewoźnika, nie szanuje go, zostawia samego w kłopotach) – pamiętajmy, że możemy i powinniśmy oczekiwać więcej. Rynek daje wybór. Warto szukać partnerów, dla których nasze dobro jest równie ważne, co ich własne – bo tylko wtedy obie firmy mogą razem spokojnie zarabiać i się rozwijać. Profesjonalna współpraca ze spedycją jest możliwa i wielu przewoźników już się o tym przekonało, odkładając mity do lamusa.