Documenti nel trasporto internazionale – guida

Ogni trasporto internazionale di merci richiede la preparazione di una serie di documenti, che costituiscono la base giuridica e probatoria dell’intero processo logistico. Essi consentono non solo l’esecuzione del trasporto stesso, ma anche un efficiente sdoganamento e la tutela degli interessi delle parti coinvolte. La mancanza di una documentazione di trasporto completa o la presenza di irregolarità nella stessa può comportare gravi conseguenze finanziarie e organizzative, oltre a ostacolare il corretto adempimento degli obblighi del vettore nei confronti del cliente.

In questa guida spieghiamo in dettaglio quali tipi di documenti di trasporto si possono incontrare durante il trasporto di merci su rotte internazionali. Discutiamo anche le conseguenze della mancanza della documentazione obbligatoria e il loro impatto sull’esecuzione del trasporto.

Perché è così importante disporre di una documentazione di trasporto completa?

Nel trasporto internazionale, ogni carico deve essere accompagnato da una serie di documenti correttamente compilati. Questi costituiscono la base per confermare la conclusione del contratto di trasporto, definiscono le condizioni di trasporto e contengono le informazioni necessarie per identificare il carico e le parti coinvolte nel processo. La mancanza dei documenti richiesti o errori nel loro contenuto possono causare gravi problemi, dai ritardi nella consegna, ai costi aggiuntivi, fino al fermo del carico o del veicolo.

La documentazione di trasporto svolge diverse funzioni chiave:

• Funzione probatoria: conferma che la merce è stata accettata dal vettore in un determinato stato, quantità e momento.
• Informativa: contiene i dati del mittente, del destinatario, del vettore, la descrizione della merce, il suo peso, le dimensioni ed eventuali requisiti speciali (ad esempio relativi alla temperatura o alla sicurezza).
• Identificativa: nel caso di alcuni documenti (ad esempio la polizza di carico), conferisce il diritto di disporre del carico.
• Legale: costituisce la base per far valere i propri diritti in caso di danneggiamento o smarrimento della merce.
• Doganale: consente lo sdoganamento e la conferma della conformità della merce alle norme sul commercio estero.
• Di controllo e regolamentazione: consente di verificare il rispetto dei requisiti sanitari, fitosanitari o veterinari, nonché di sicurezza. Nel caso di merci che richiedono mezzi di trasporto speciali destinati al trasporto di alimenti, animali o materiali pericolosi, la mancanza di certificati adeguati può impedire il proseguimento del trasporto.

Una serie di documenti correttamente preparati non solo consente di soddisfare i requisiti formali, ma funge anche da strumento di controllo e di tutela degli interessi di tutte le parti coinvolte nella realizzazione del trasporto internazionale di merci.

Documenti nel trasporto internazionale – tipi

Il sistema di documentazione nel trasporto internazionale è diversificato. Comprende sia documenti comuni a tutti i settori del trasporto, sia documenti specifici del trasporto stradale, marittimo, aereo o ferroviario. Ciò consente di uniformare le regole di base per i vettori e, allo stesso tempo, di adattare i requisiti alle specificità delle singole forme di trasporto.

Documenti comuni a tutti i settori del trasporto

La base di ogni operazione di trasporto internazionale è un lettera di vettura adeguata, ovvero un documento che conferma l’accettazione del carico per il trasporto e la conclusione del contratto di trasporto. A seconda del settore di trasporto, esso assume diverse forme: nel trasporto stradale si tratta della lettera di vettura internazionale CMR, nel trasporto marittimo della polizza di carico (Bill of Lading), nel trasporto aereo dell’Air Waybill (AWB) e nel trasporto ferroviario della lettera CIM o SMGS.

Oltre alla lettera di vettura, è necessario preparare una serie di altri documenti comuni a tutti i tipi di trasporto, che riguardano questioni commerciali, doganali, di origine delle merci, di assicurazione e di specificità del carico trasportato.

DOCUMENTI COMMERCIALI

DOCUMENTI DOGANALI

DOCUMENTI CHE ATTESTANO L’ORIGINE E LA CONFORMITÀ ALLE NORMATIVE

DOCUMENTI RELATIVI ALLA SPECIFICITÀ DEL CARICO TRASPORTATO

DOCUMENTI CONTRATTUALI E ASSICURATIVI

I documenti comuni costituiscono la base dell’organizzazione del trasporto internazionale. Tuttavia, oltre a questi, esistono anche documenti specifici per i singoli settori di trasporto, che vengono presentati più avanti in questo articolo.

Trasporto internazionale su strada – documenti di trasporto

Nel trasporto internazionale di merci su strada, il documento di trasporto fondamentale, necessario per il trasporto legale di merci tra paesi, è la lettera di vettura internazionale CMR. Oltre a questo, sono importanti anche i documenti relativi alle autorizzazioni del vettore, ai requisiti tecnici del veicolo e ai tipi particolari di carico.

I documenti più importanti specifici per il trasporto su strada:

• Lettera di vettura internazionale CMR – documento fondamentale regolato dalla Convenzione CMR. Conferma l’accettazione del carico e la conclusione del contratto di trasporto. Contiene, tra l’altro, i dati del mittente, del destinatario, del vettore, la descrizione della merce, il luogo di spedizione e il luogo di destinazione.
• Carnet TIR – documento doganale internazionale rilasciato dall’Unione Internazionale dei Trasporti Stradali (IRU). Consente il trasporto di merci attraverso i confini di più paesi, in veicoli o container chiusi e sigillati, senza dover pagare dazi doganali di transito.
• Licenza comunitaria – documento che attesta il diritto di un’impresa di effettuare trasporti internazionali su strada nel territorio dell’Unione Europea.
• Autorizzazione EKMT – documento che consente di effettuare trasporti internazionali di merci su strada tra gli Stati membri della Conferenza europea dei ministri dei trasporti (EKMT/ CEMT). Viene utilizzato principalmente per i trasporti effettuati al di fuori dell’Unione Europea e conferisce al vettore il diritto di entrare e transitare più volte nei paesi aderenti al sistema.
• Certificato di autista – richiesto in caso di assunzione di autisti provenienti da paesi al di fuori dell’Unione Europea. Conferma la legalità dell’esercizio della professione di trasportatore su strada.
• Certificato di omologazione del veicolo ADR – necessario per il trasporto di materiali pericolosi.
• Certificato ATP – richiesto per il trasporto di articoli deperibili. Conferma la conformità del mezzo di trasporto ai requisiti di refrigerazione.
• Documenti relativi al transito di veicoli non standard – autorizzazioni richieste per il trasporto su strada di veicoli fuori sagoma, le cui dimensioni o peso totali con carico superano i limiti stabiliti dalla legge.

Trasporto marittimo internazionale – documenti di trasporto

Il documento di trasporto più importante nel trasporto marittimo internazionale è la polizza di carico (Bill of Lading), che funge anche da prova del contratto di trasporto, ricevuta di ritiro del carico e titolo di proprietà della merce. Oltre a questo, vengono utilizzati anche altri documenti specifici per la navigazione marittima.

I documenti più importanti specifici per il trasporto marittimo:

• Conoscenza di carico (Bill of Lading – B/L, BOL) – il documento più importante nella navigazione marittima. Conferma l’accettazione della merce sulla nave, costituisce la base per la sua consegna nel porto di destinazione (previa presentazione dell’originale) e funge anche da titolo di credito. Può essere nominativo, a ordine o al portatore. Si distinguono, tra gli altri, il polizza di carico armatoriale (MBL, M/BL) e quello di spedizione (HBL, H/BL).
• Lettera di trasporto marittimo (Sea Waybill – SWB) – documento non trasferibile che, a differenza della polizza di carico, non trasferisce la proprietà della merce. Facilita il ritiro della spedizione, poiché non richiede la presentazione dell’originale del documento nel porto di destinazione. Utilizzato in modo intercambiabile con la polizza di carico, principalmente nelle relazioni commerciali regolari.
• Manifesto di carico (Cargo Manifest) – elenco completo di tutti i carichi trasportati dalla nave. Contiene informazioni sul tipo, la quantità e il peso delle merci, nonché i dati dei mittenti e dei destinatari. È necessario, tra l’altro, per lo sdoganamento in porto. Costituisce il documento di controllo fondamentale nel trasporto marittimo.
• Nota di prenotazione (Booking Note) – conferma della prenotazione di un posto sulla nave, contenente la descrizione delle condizioni di trasporto concordate tra il caricatore e il vettore marittimo, quali la rotta, le tariffe di nolo o la data di carico.

Leggi anche: Polizza di carico – che cos’è e come funziona nella pratica? >>>

Trasporto aereo internazionale – documenti di trasporto

Nel caso del trasporto aereo internazionale, il documento di trasporto principale è la lettera di trasporto aereo (Air Waybill), che conferma l’accettazione del carico per il trasporto e la conclusione del contratto tra il vettore e il mittente. Questo documento, a differenza della polizza di carico marittima, non trasferisce la proprietà della merce. In pratica, vengono utilizzati anche altri documenti che svolgono un ruolo importante nell’organizzazione del trasporto aereo.

I documenti più importanti specifici per il trasporto aereo:

• Air Waybill (AWB) – documento aereo di base, emesso in tre originali e diverse copie. Contiene, tra l’altro, i dati del mittente, del destinatario, del vettore, la descrizione della merce, il percorso e le condizioni di trasporto.
  Nel caso di spedizioni consolidate, si distinguono due tipi di AWB:
  – Master Air Waybill (MAWB) – emessa dalla compagnia aerea per l’intera spedizione consolidata. Conferma la conclusione del contratto di trasporto tra il vettore aereo e lo spedizioniere (consolidatore).
  – House Air Waybill (HAWB) – emessa dallo spedizioniere per le singole spedizioni consolidate. Conferma la stipula del contratto di trasporto tra lo spedizioniere e l’esportatore o l’importatore.
• Dichiarazione di merci pericolose (Shipper’s Declaration for Dangerous Goods) – documento richiesto dalla IATA e dalla ICAO per il trasporto di materiali classificati come pericolosi.
• Documenti IATA Live Animals Regulations (LAR) – utilizzati per il trasporto di animali per via aerea. Specificano le condizioni relative al trasporto e al benessere degli animali.

Trasporto ferroviario internazionale – documenti di trasporto

La base della documentazione nel trasporto ferroviario sono le liste CIM e SMGS. Sono queste che stabiliscono le regole di trasporto nei diversi sistemi giuridici, garantendo la coerenza e la sicurezza di tutte le procedure. I vettori e gli spedizionieri utilizzano anche documenti aggiuntivi, richiesti a seconda della natura delle merci o del percorso di trasporto.

I documenti più importanti specifici per il trasporto ferroviario:

• Lettera di vettura CIM – utilizzata nei paesi che aderiscono alla Convenzione relativa ai trasporti internazionali per ferrovia (COTIF). Conferma la conclusione del contratto di trasporto e specifica i dettagli della consegna. Viene emessa in cinque copie. Può svolgere una funzione simile a quella di un titolo.
• Lettera di vettura SMGS – utilizzata nei paesi membri dell’Organizzazione per la cooperazione ferroviaria (OSJD), tra cui gli ex paesi dell’URSS, la Cina e la Mongolia. Si tratta di un documento nominativo, non trasferibile, redatto in 4-6 copie. Il ritiro della merce è possibile solo da parte del destinatario indicato nel documento.
• Lettera di vettura comune CIM/SMGS – utilizzata nei trasporti euroasiatici. Consente un passaggio fluido tra i sistemi COTIF e OSŻD. Grazie ad essa non è necessario emettere un nuovo documento alla frontiera, il che accelera lo sdoganamento e riduce il rischio di errori.
• Documento RWB (RailwayBill) – utilizzato come documento di trasporto supplementare in alcune relazioni ferroviarie, in particolare nei trasporti intermodali e nei rapporti commerciali con partner extraeuropei. Contiene dati dettagliati sul mittente, il destinatario, il percorso, il tipo di carico e le condizioni di trasporto, integrando la documentazione CIM o SMGS.
• Certificati tecnici e di omologazione – documenti che attestano che i vagoni, i container o le cisterne soddisfano i requisiti tecnici e di sicurezza. Particolarmente importanti per il trasporto di merci pericolose o che richiedono mezzi di trasporto speciali.

Potrebbe interessarti anche: Che cos’è una borsa di trasporto? Come utilizzarla? >>>

Mancanza di documentazione di trasporto completa – conseguenze

La mancanza di una serie completa di documenti di trasporto correttamente compilati nel trasporto internazionale comporta gravi conseguenze: da sanzioni pecuniarie, a ritardi nelle consegne, fino al rischio di perdita del carico.

Di seguito abbiamo raccolto le conseguenze più comuni che i trasportatori e i loro clienti possono affrontare quando, durante il trasporto, mancano i documenti obbligatori o questi contengono errori.

Sanzioni pecuniarie e sanzioni amministrative

Documenti di trasporto errati o incompleti possono comportare multe elevate, costi aggiuntivi e persino il fermo del veicolo o della nave da parte delle autorità di controllo. In alcuni casi, il trasportatore può anche perdere la licenza o l’autorizzazione a effettuare trasporti internazionali.

Ritardi nelle consegne

Una documentazione di trasporto incompleta impedisce lo sdoganamento e causa fermi ai confini, nei porti e nei terminal, generando costi aggiuntivi e il rischio di perdere contratti. Fermate impreviste possono interrompere la catena di fornitura e influire negativamente sulla puntualità dell’intera operazione logistica.

Problemi con i pagamenti

La mancanza di una documentazione completa può bloccare il pagamento del servizio di trasporto: spesso i committenti pagano il compenso solo dopo aver verificato la documentazione di trasporto. Irregolarità o mancanze possono comportare ritardi nei pagamenti, detrazioni e persino penali contrattuali, con un impatto diretto sulla liquidità del vettore.

Problemi legali

In caso di danni o controversie, la mancanza di documenti adeguati (ad esempio la lettera di vettura CMR o la polizza di carico) rende difficile far valere i propri diritti e tutelare gli interessi delle parti contraenti. Ciò può comportare lunghi procedimenti giudiziari e costi aggiuntivi legati all’assistenza legale.

Perdita di credibilità del vettore

Il mancato rispetto degli obblighi documentali riduce la fiducia dei clienti e dei contraenti, il che può comportare una cattiva reputazione nel settore e la perdita di ulteriori ordini. A lungo termine, ciò porta a un indebolimento della posizione dell’azienda sul mercato e a una riduzione della sua competitività.

Rischio di fermo o perdita del carico

Senza i documenti di proprietà (ad esempio l’originale della polizza di carico), il destinatario non avrà il diritto immediato di ritirare la merce dal vettore. Dovrà espletare una serie di formalità aggiuntive per recuperarla, il che comporta perdite finanziarie e problemi di contabilità. In casi estremi, il carico può essere sequestrato dalle autorità doganali o lasciato, ad esempio, in un porto senza possibilità di essere consegnato.

Una documentazione di trasporto completa e corretta è essenziale per evitare perdite finanziarie, ritardi e controversie legali. La sua mancanza può non solo compromettere la consegna, ma anche portare a un deterioramento a lungo termine della posizione del vettore sul mercato internazionale dei trasporti.

Riepilogo

La documentazione di trasporto nel trasporto internazionale svolge un ruolo fondamentale: conferma la conclusione del contratto di trasporto, consente lo sdoganamento e garantisce l’identificazione del carico e delle parti coinvolte nel processo logistico. Il vettore deve sempre disporre di una serie completa di documenti, adeguati alla natura del trasporto e ai requisiti legali. Questi documenti vengono verificati durante i controlli stradali e doganali e la loro correttezza costituisce la base per un funzionamento sicuro, legale ed efficiente nel mondo dei trasporti internazionali.

La mancanza di documenti o irregolarità nel loro contenuto possono causare ritardi, costi aggiuntivi e talvolta persino il fermo della merce o del veicolo. La collaborazione con uno spedizioniere esperto consente di evitare tali rischi, poiché garantisce la corretta preparazione della documentazione, il suo adeguamento alle normative vigenti e il supporto continuo in caso di controlli o situazioni impreviste lungo il percorso.

Domande frequenti (FAQ)

Quali sono i tipi di lettere di vettura?

Nel trasporto su strada si tratta della lettera di vettura CMR, in quello marittimo della polizza di carico (Bill of Lading, B/L, BOL) o della lettera di vettura marittima (Sea Waybill – SWB), in quello aereo dell’Air Waybill (AWB) e in quello ferroviario della CIM, SMGS o della lettera di vettura comune CIM/SMGS.

Quali sono i documenti nel trasporto marittimo?

Nel trasporto marittimo, il documento più importante è la lettera di vettura, ovvero, a seconda della decisione individuale delle parti contraenti, la polizza di carico o la lettera di vettura marittima. Altri documenti importanti sono il manifesto di carico, la nota di prenotazione e vari certificati di qualità, fitosanitari e veterinari.

Qual è la differenza tra CIM e SMGS?

Il CIM è una lettera di vettura utilizzata nei paesi appartenenti al sistema COTIF (Europa occidentale e centrale), mentre l’SMGS è in vigore nei paesi del sistema OSŻD (tra cui i paesi dell’ex Unione Sovietica, la Cina e la Mongolia). Attualmente nel trasporto ferroviario viene utilizzato anche un documento comune CIM/SMGS, che facilita il trasporto di merci tra i territori che utilizzano questi due sistemi.

Quali documenti devono essere presenti nel camion?

Il conducente di un camion che effettua trasporti internazionali di merci deve avere con sé la patente di guida della categoria appropriata, la carta del conducente e il certificato del conducente (per i cittadini extra UE). Dovrebbe anche essere in grado di presentare una stampa della conferma dell’identificazione dell’orario di lavoro del conducente (dal tachigrafo) e i documenti relativi al veicolo. Questi ultimi devono garantire che il veicolo soddisfi i requisiti di sicurezza pertinenti, come dimostrato da: certificato di immatricolazione valido, revisione tecnica valida, polizza di assicurazione civile e, in caso di trasporto di rifiuti, materiali pericolosi o animali, certificati e permessi speciali.

A differenza del trasporto nazionale, nel trasporto internazionale sono richiesti anche documenti di trasporto e normativi relativi all’attraversamento delle frontiere, allo sdoganamento e al diritto di esercitare attività al di fuori del proprio paese. Tra i più importanti figurano la lettera di vettura internazionale CMR, la licenza comunitaria, la fattura commerciale e la lista dei colli e, in determinati casi, anche l’autorizzazione EKMT o il carnet TIR.