Nie tylko stawka – co naprawdę wpływa na zysk przewoźnika?

Wielu właścicieli małych firm transportowych koncentruje się niemal wyłącznie na negocjowaniu jak najwyższej stawki za kilometr. Z pozoru wydaje się to logiczne – im wyższa stawka, tym wyższy zarobek za każdy przejechany kilometr. Jednak w praktyce sama stawka to nie wszystko. Na rentowność przewoźnika wpływa szereg innych czynników, które łatwo przeoczyć. W efekcie bywa, że wysoka stawka bez dobrej organizacji daje mniejszy zysk niż niższa stawka połączona z lepszym przebiegiem, mniejszą liczbą pustych kilometrów i płynniejszym działaniem firmy.

Poniżej analizujemy kluczowe czynniki wpływające na zysk przewoźnika – od przebiegu i wykorzystania pojazdu, przez paliwo i przestoje, aż po terminy płatności i relacje. Podejdziemy do tematu praktycznie i analitycznie, z empatią dla realiów małych firm transportowych. Pokażemy też przykłady i liczby, które unaoczniają, gdzie naprawdę kryje się zysk.

Łączny przebieg: dlaczego kilometry znaczą zysk

Przebieg miesięczny pojazdu (łączna liczba przejechanych kilometrów) to jeden z najważniejszych, a czasem niedocenianych, czynników rentowności. Każdy pojazd generuje bowiem duże koszty stałe, niezależnie od tego czy jeździ, czy stoi – należą do nich m.in. raty leasingowe, ubezpieczenia, pensja kierowcy oraz podatki i składki. Te wydatki pochłaniają sporą część przychodów i trzeba je najpierw pokryć, zanim firma zacznie zarabiać. Doświadczeni przewoźnicy zauważają, że dopiero powyżej około 10 000 km miesięcznie ciężarówka zaczyna realnie zarabiać na siebie. Innymi słowy, pierwsze ~10 tys. km pokrywają głównie koszty stałe (to taki transportowy odpowiednik płacy minimalnej – przejechanie mniejszego dystansu często wystarcza tylko na chleb z masłem).

Dlaczego akurat ~10 tysięcy km? Można to oszacować, patrząc na typowe miesięczne obciążenia firmy transportowej. Przykładowo, rata leasingowa ciągnika siodłowego potrafi wynosić rzędu 8000 zł miesięcznie, do tego dochodzi wynagrodzenie kierowcy (np. 12–15 tys. zł wraz z dietami) oraz wysokie składki na ubezpieczenia społeczne. Zanim ciężarówka zarobi na te stałe koszty, musi wykonać określoną pracę – stąd wspomniane ~10 tys. km jako orientacyjny próg rentowności. Jeśli pojazd jeździ mniej, firma może balansować na krawędzi opłacalności.

Praktyczny przykład: Rozważmy dwa scenariusze miesięczne:

Scenariusz A: Stawka 1,45 €/km przy przebiegu 8000 km.

Scenariusz B: Stawka 1,35 €/km przy przebiegu 11 000 km.

Przychód w scenariuszu A to 11 600 €, a w B 14 850 € – czyli o ponad 3 000 € więcej na korzyść scenariusza B. Nawet jeśli koszty zmienne (paliwo, opłaty) w wariancie B będą nieco wyższe z uwagi na większy dystans, to wciąż pozostanie mu większy zysk netto niż w wariancie A. Ten prosty rachunek obrazuje, że liczy się nie tylko ile zarabiamy na kilometrze, ale z ilu kilometrów łącznie – lepsze wykorzystanie pojazdu często przynosi większy zysk niż wysoka stawka przy niewielkim przebiegu.

Co więcej, można śmiało stwierdzić, że „kilometry są tak samo ważne jak stawka” – to słowa, które padły na jednym ze szkoleń branżowych. Przewoźnik, który ma zapewnioną odpowiednią liczbę zleceń i przebiegów, czuje się bezpiecznie i spokojniej patrzy na wyniki finansowe. Z kolei wizja miesiąca poniżej ~10 tys. km budzi uzasadniony niepokój o pokrycie kosztów. Dlatego zamiast skupiać się wyłącznie na stawce, warto zadbać o maksymalne wykorzystanie pojazdów – ciągłość zleceń i kilometry generują dochód, a przestoje czy puste przebiegi generują stratę.

Puste kilometry – ukryty koszt, który zjada marżę

Każdy kilometr przejechany bez ładunku (tzw. pusty przebieg) to czysty koszt: paliwo się spala, kierowca otrzymuje wynagrodzenie, pojazd się zużywa – a przychodu brak. Niestety w branży transportowej nie da się całkowicie wyeliminować pustych kilometrów (choćby powroty na bazę po rozładunku często odbywają się na pusto). W transporcie międzynarodowym po europejskich drogach aż 12,5% przebiegu ciężarówek stanowią przejazdy bez ładunku. To ogromna niewykorzystana przestrzeń i pieniądze zostawione na stole.

Minimalizacja pustych przebiegów to jeden z kluczowych elementów poprawy rentowności. Warto zwrócić szczególną uwagę na:

• Sprytne planowanie tras i ładunków: Aktywnie szukajmy ładunków powrotnych lub doładunków. Korzystanie z giełd transportowych i platform zleceń pozwala szybko znaleźć fracht na powrót czy dodatkowy ładunek po drodze. Nawet częściowe wypełnienie przestrzeni ładunkowej na odcinku, który miał być pusty, daje dodatkowe przychody praktycznie bez zwiększenia kosztów.
• Budowanie stałych współprac: Dobre relacje z klientami mogą zaowocować stałymi zleceniami, np. w obie strony. Jeśli mamy regularny kontrakt z punktu A do B, warto poszukać klienta, który potrzebuje transportu z okolic B z powrotem do okolic A. Stałe partnerstwa drastycznie ograniczają jazdy „na pusto” i dają pewność obłożenia pojazdu.
• Bycie elastycznym w negocjacjach: Czasem lepiej przyjąć nieco niższą stawkę za ładunek powrotny, niż wracać zupełnie bez ładunku. Nawet tani fracht pokrywający koszt paliwa jest lepszy niż zero przychodu – pamiętajmy, że pusty kilometr to nie tylko brak zarobku, ale i realny wydatek z kieszeni przewoźnika.

Wiele nowoczesnych modeli współpracy z przewoźnikami stara się rozwiązać problem pustych przebiegów systemowo. Przykładowo, w programie partnerskim Adar Black wszystkie kilometry – zarówno z ładunkiem, jak i „na pusto” – są płatne dla przewoźnika. Oznacza to, że otrzymuje on wynagrodzenie za cały przejechany dystans, a nie tylko za kilometry z towarem. Takie podejście zabezpiecza firmę transportową przed stratami na dojazdach czy powrotach bez frachtu i pokazuje, że można podzielić się ryzykiem – przewoźnik nie boi się „pustych przebiegów”, a zleceniodawca ma pewność, że jego partner chętnie podejmie się także mniej atrakcyjnych odcinków, bo nie będzie do nich dokładał.

Zużycie paliwa i styl jazdy: każda kropla na wagę złota

Paliwo to często największy pojedynczy koszt zmienny w transporcie drogowym – może stanowić nawet około 40% wszystkich wydatków przedsiębiorstwa transportowego. Na cenę oleju napędowego nie mamy wpływu, ale na zużycie paliwa już tak. Każdy litr zaoszczędzony na 100 km trasy to konkretna kwota pozostająca w kieszeni firmy. W skali tysięcy kilometrów miesięcznie nawet drobne oszczędności przekładają się na setki, a czasem tysiące złotych różnicy.

Jak obniżyć spalanie? Oto kilka praktycznych aspektów:

Eco-driving i szkolenia kierowców: Styl jazdy kierowcy ma ogromne znaczenie. Dynamiczne przyspieszanie, ostre hamowanie, przekraczanie optymalnej prędkości – wszystko to podnosi spalanie. Coraz więcej firm inwestuje w szkolenia z eco-drivingu, uczące płynnej jazdy i przewidywania sytuacji na drodze. To działa – nawet proste techniki potrafią znacznie zmniejszyć zużycie paliwa.

Stan techniczny pojazdu: Regularny serwis i dbałość o ciężarówkę to nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale i ekonomii. Niesprawne hamulce czy zużyte opony zwiększają opory toczenia i podnoszą spalanie. Przykładowo, zbyt niskie ciśnienie w oponach może podnieść zużycie paliwa nawet o 4%, co przy średnim spalaniu rzędu 35 l/100 km oznacza dodatkowe ~140 litrów na każde 10 000 km. Łatwo policzyć, że przy dzisiejszych cenach paliwa to kilkaset euro „wyrzucone w błoto” tylko przez zaniedbanie ciśnienia. Dlatego warto pilnować podstaw – właściwego ciśnienia w ogumieniu, sprawnych hamulców, regularnej wymiany filtrów. Mniej usterek to także mniej przestojów.

Każda zaoszczędzona kropla paliwa działa jak „ukryty” wzrost stawki za km – im mniej wydamy na przejazd, tym większa część otrzymanej zapłaty zostaje w formie zysku. Dbanie o niskie spalanie to zatem równie ważne zadanie, co negocjowanie dobrej stawki.

Czas to pieniądz: przestoje, opóźnienia i planowanie

W transporcie zarabiamy wtedy, gdy ciężarówka jedzie z ładunkiem. Gdy stoi – z przyczyn organizacyjnych, opóźnień załadunku, braku zleceń czy awarii – generuje straty. Czas przestoju to cichy zabójca rentowności, bo codzienne koszty biegną dalej. Jeżeli przyjmiemy, że utrzymanie ciężarówki wraz z kierowcą kosztuje np. 18 000 zł miesięcznie, to jeden dzień postoju (z ~22 dni pracy) kosztuje około 818 zł, czyli blisko 190 €. To kwota, którą tracimy, gdy auto nic nie zarabia przez dobę.

Przewoźnicy doskonale to rozumieją – lepiej „kręcić kilometry” nawet za nieco niższą stawkę, niż stać i czekać na złoty strzał. W podejmowaniu takich decyzji pomagają twarde dane zamiast intuicji. Załóżmy, że ciężarówka stoi cały dzień bez zlecenia (strata ok. 190 €) i nagle pojawia się ładunek na 350 km za 200 €. Koszt jego realizacji to ok. 312 €, więc zlecenie przyniosłoby -112 € straty. Mimo to bardziej opłaca się pojechać i stracić 112 €, niż nic nie robić i stracić 190 € – dzienną stratę zmniejszamy o 78 €. Co więcej, ładunek może przemieścić nas w region z kolejnymi zleceniami, więc w szerszej perspektywie taka decyzja może wyjść na plus.

Ta kalkulacja pokazuje, że czasami niższa stawka jest lepsza niż żadna, a na rentowność trzeba patrzeć całościowo. Kluczem jest dobre planowanie i szybkie reagowanie:

• Monitorujmy na bieżąco dostępne ładunki, by ograniczać puste przebiegi i przestoje.
• Dbajmy o sprawność techniczną floty, by unikać nieplanowanych postojów (awaria na trasie może wyłączyć auto z pracy na wiele godzin).
• Współpracujmy z zaufanymi zleceniodawcami, którzy rozumieją naszą sytuację – np. lojalny klient postara się o sprawny załadunek/rozładunek lub zaproponuje ładunek powrotny, aby ciężarówka nie stała bezczynnie.

Przy współpracy z partnerem logistycznym dobrze jest upewnić się, że także jemu zależy na minimalizacji przestojów naszego taboru. W najlepszych modelach obie strony grają do jednej bramki – np. wynagrodzenie spedytora jest częściowo powiązane z liczbą przejechanych kilometrów. Dla przykładu w ofercie Adar Black przewidziano gwarancję minimalnego przebiegu – jeśli z jakichś powodów ciężarówka nie „wykręci” średnio 500 km dziennie w dni robocze, partner wyrówna przewoźnikowi brakujące kilometry do tego poziomu (po stawce bazowej ok. 0,60 €/km). Dzięki temu przewoźnik ma pewność, że nawet w słabszym okresie nie spadnie poniżej kluczowego pułapu ok. 10 tys. km na miesiąc. Takie rozwiązanie motywuje obie strony do maksymalnego wykorzystania czasu pracy pojazdu, bo wszyscy zarabiają dopiero, gdy ciężarówka jedzie.

Terminy płatności: zysk na papierze a zysk w kasie

W transporcie opłacalność to nie tylko matematyczna różnica przychodu i kosztu, ale też płynność finansowa, czyli dostępność gotówki wtedy, gdy jest potrzebna. Można mieć dobre marże na papierze, a mimo to wpaść w tarapaty, jeśli pieniądze od klientów spływają zbyt wolno. Niestety standardem w branży są dość długie terminy płatności – 30, 45, a nawet 60 dni od wykonania usługi. Dla małej firmy oznacza to de facto kredytowanie kontrahenta: paliwo, pensje i raty leasingu trzeba zapłacić teraz, a zapłata za fracht przyjdzie dopiero za wiele tygodni.

Brak płynności potrafi zjeść wypracowany zysk, choćby przez konieczność finansowania się drogim kredytem obrotowym lub faktoringiem. Każdy procent prowizji za przyspieszenie płatności to realnie procent mniej zarobku z frachtu. W skrajnych przypadkach opóźnienia płatności prowadzą do zatorów finansowych, a te – do utraty płynności i niewypłacalności firmy, niezależnie od tego, ile wynosiły przychody „na papierze”.

Dlatego terminy płatności i ich dotrzymywanie są tak ważne. Warto wybierać zleceniodawców, którzy płacą terminowo, a nawet rozważyć lekkie ustępstwo na stawce w zamian za szybszą płatność. Często lepiej otrzymać pewne pieniądze w 7 dni, niż walczyć o najwyższą stawkę i czekać 2 miesiące na zapłatę. Na rynku działają też rozwiązania pomagające przewoźnikom utrzymać płynność:

Faktoring i skonto: Usługi finansowe pozwalające szybko otrzymać należność za fracht (za prowizję). Przykładowo, Adar Black oferuje przewoźnikom wybór: standardowy termin 30 dni (bez potrąceń) albo płatność szybciej – w 7 dni za 3,5% lub nawet w 1 dzień za 5% wartości frachtu. Taka opłata może się opłacać, jeśli dzięki temu unikniemy np. kar za opóźnienie spłat leasingu czy skorzystamy z rabatów na paliwo przy płatności gotówką.

Dyscyplina i weryfikacja kontrahentów: Zanim podejmiemy współpracę, sprawdźmy opinie o płatnościach danej firmy (wiele giełd transportowych udostępnia takie informacje). Lepiej unikać zleceniodawców notorycznie spóźniających się z płatnościami, nawet jeśli kuszą wysoką stawką.

Podsumowując: liczy się nie tylko ile zarobiliśmy, ale kiedy pieniądze faktycznie wpływają na konto. Zysk wypracowany dziś, który zobaczymy dopiero za dwa miesiące, ma mniejszą realną wartość dla firmy niż nieco niższy, ale dostępny od razu. Stabilna sytuacja finansowa pozwala spokojniej działać i rozwijać biznes, zamiast martwić się, czy starczy na paliwo.

Relacje z kierowcami i klientami – inwestycja, która się zwraca

Transport to biznes oparty na ludziach – zarówno na załodze pojazdów, jak i na klientach zlecających przewozy. Dobre relacje przekładają się wprost na wyniki finansowe przewoźnika, choć trudno je przeliczyć na złotówki. Warto jednak o nie dbać, bo zaniedbania w tym obszarze mogą słono kosztować.

Kierowcy: Zadowolony i zmotywowany kierowca jeździ bezpiecznie oraz ekonomicznie (oszczędzając paliwo i sprzęt), chętniej zostaje w firmie na dłużej (niższa rotacja = brak kosztownych przestojów z powodu braku obsady) i jest bardziej zaangażowany w terminową realizację zleceń. W praktyce dobry kierowca „doda” firmie kilometrów i oszczędności, a jego utrata oznacza poważne kłopoty (wszyscy wiemy, że na rynku brakuje tysięcy kierowców). Zgrany zespół potrafi też wycisnąć z floty dodatkowe osiągi – doświadczeni szoferzy dzielą się wiedzą, wspierają w trasie i pomagają unikać błędów, co finalnie zwiększa rentowność operacji.

Klienci: Stały klient to skarb dla przewoźnika – zapewnia regularne zlecenia (stały przebieg co miesiąc) i łatwiej się z nim porozumieć co do warunków współpracy (np. dopłaty paliwowe czy stawki za przestoje). Dobra reputacja i zaufanie skutkują tym, że w trudniejszych okresach to właśnie do nas klienci dzwonią z ofertą, a w razie drobnych problemów wolą rozwiązać je polubownie niż od razu nakładać kary czy zrywać współpracę.

Relacje buduje się poprzez rzetelność, dotrzymywanie obietnic i dobrą komunikację. Czasem wystarczy regularny kontakt, zainteresowanie potrzebami partnera czy szybka reakcja na zgłoszony problem, by wyróżnić się na tle konkurencji. Zadowolony kontrahent nie tylko sam chętniej zleci nam kolejne transporty, ale i poleci nas dalej – a taki marketing jest bezcenny.

Kompleksowe podejście: partnerstwo dla pełnej optymalizacji

Jak widać, na zysk przewoźnika składa się wiele elementów i wszystkie są ważne. Wysoka stawka nic nie da, gdy połowę czasu stoimy lub koszty zjadają zarobek. Z drugiej strony świetna organizacja na nic, jeśli jeździmy za pół darmo. Sztuką jest znalezienie złotego środka – modelu współpracy, który zbalansuje te czynniki.

Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest współpraca partnerska małego przewoźnika z większym operatorem logistycznym, który zapewnia kompleksową obsługę (np. model 4PL). Taki model – jak np. Adar Black – polega na podziale zadań i ryzyka: przewoźnik daje swój tabor i kierowców, a partner dba o resztę, czyli organizację przewozów, planowanie tras, pozyskiwanie ładunków oraz rozliczenia. Zaletą jest, że partner zarabia wtedy, gdy zarabia przewoźnik, więc obie strony mają motywację optymalizować całość operacji, a nie tylko wybrane elementy. W praktyce przekłada się to na szereg korzyści:

Zapewnienie przebiegów: Partner dysponuje szeroką bazą zleceń i może utrzymać ciężarówki w ciągłym ruchu. W Adar Black wprowadzono nawet gwarancję ~10 000 km miesięcznie (500 km dziennie), aby przewoźnicy mieli pewność wypracowania minimalnego przebiegu. Dzięki temu mała firma nie martwi się, że auto będzie stało – wie, że kilometry będą.

Redukcja pustych przebiegów: Duży operator potrafi sprytnie łączyć ładunki (wykorzystując np. swoją sieć klientów w różnych krajach, by załadować powroty). Jak wspomniano, w modelu partnerskim wszystkie kilometry mogą być płatne, więc nawet jeśli zdarzają się przejazdy „na pusto”, nie obniżają one rentowności przewoźnika.

Optymalizacja kosztów: Partner może dzięki efektowi skali obniżyć niektóre wydatki (np. tańsze paliwo dzięki kartom flotowym z rabatami, korzystniejsze stawki ubezpieczeń) oraz wdrożyć nowoczesne narzędzia (platformy planistyczne, monitoring, system premiowania eco-drivingu), na które pojedynczej małej firmy mogłoby nie stać. Ponadto pomaga analizować dane (np. z telematyki) i doradza w usprawnieniach – wszystko to przekłada się na niższe koszty operacyjne.

Lepsze płatności i administracja: Operator bierze na siebie ryzyko finansowe – przewoźnik dostaje zapłatę pewnie i terminowo (nawet od razu, za drobną opłatą), a formalności (faktury, windykacja) przejmuje partner. Dla małej firmy to ogromna ulga i oszczędność czasu.

Wsparcie w razie problemów: Awaria, opóźnienie, reklamacja frachtu? Dobry partner pomoże w takiej sytuacji – np. szybko zorganizuje transport zastępczy albo pokryje koszty przestoju, jeśli wynikł on z winy organizacyjnej. W Adar Black dział rozliczeń potrafi wypłacić przewoźnikowi rekompensatę za przestój, by ten nie był stratny. To buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa.

Oczywiście, model partnerski oznacza podział przychodów – nikt nie pracuje charytatywnie. Dlatego tak ważne jest, aby analizować wszystko całościowo: po odliczeniu prowizji partnera i dodaniu wszystkich oszczędności (więcej kilometrów, mniej pustych przejazdów, tańsze paliwo, brak zatorów płatniczych, niższe koszty administracyjne itp.) finalny zysk dla przewoźnika był wyższy niż w modelu tradycyjnym. Bardzo często tak właśnie jest – stabilna, przewidywalna współpraca daje lepszy wynik netto niż samotna walka o najwyższą stawkę na giełdzie. Dodatkowo oszczędza nerwy i czas, który można przeznaczyć na rozwijanie biznesu (albo po prostu na odpoczynek po ciężkiej pracy).

Podsumowanie: Zysk przewoźnika rodzi się z harmonijnego zgrania wielu elementów. Stawka za kilometr jest ważna, ale to dopiero początek układanki. Liczy się, ile tych kilometrów przejedziemy i jak – czy z ładunkiem, czy na pusto, ekonomicznie czy paliwożernie, planowo czy w korkach. Liczy się, ile z zarobionych pieniędzy pochłoną koszty i ile z nich realnie zobaczymy na koncie (oraz kiedy je zobaczymy). Wreszcie, liczą się ludzie – bo bez solidnych kierowców i zaufanych klientów nawet najlepsza stawka niewiele da.

Dla małych firm transportowych drogą do zwiększenia zyskowności jest podejście całościowe: analiza wszystkich kosztów i przychodów, szukanie usprawnień w każdym obszarze oraz – jeśli to trudne w pojedynkę – znalezienie partnera, który pomoże te usprawnienia wdrożyć. Czasem warto zrezygnować z pogoni za najwyższą stawką na rzecz stabilności, ciągłości zleceń i optymalizacji – bo to one w ostatecznym rozrachunku decydują o tym, ile zostaje w kieszeni przewoźnika.