Co naprawdę oznacza jakość współpracy z punktu widzenia przewoźnika?

W branży transportowej nietrudno o piękne hasła i obietnice. Każdy zleceniodawca może mówić o „współpracy partnerskiej” czy „najwyższej jakości”, ale przewoźnicy dobrze wiedzą, że papier wszystko przyjmie, a życie weryfikuje. Wielu przewoźników sparzyło się na pustych deklaracjach – zachęcano ich wizją stabilnych zleceń i świetnych stawek, a w praktyce bywało różnie. Dlatego coraz częściej podkreśla się, że na rynku liczą się już nie tylko niskie stawki, ale zaufanie, przewidywalność i jakość współpracy. Co jednak konkretnie składa się na tę jakość z perspektywy firmy przewozowej? Jak rozpoznać, że współpraca ze zleceniodawcą naprawdę jest dobra, a nie tylko dobrze się prezentuje na papierze?

Poniżej przyglądamy się najważniejszym kryteriom, które świadczą o jakości współpracy w oczach przewoźnika. To właśnie one, potwierdzone codziennymi doświadczeniami, a nie obietnicami, budują zaufanie i długotrwałe partnerstwo.

Kryteria jakościowej współpracy oczami przewoźnika

Z perspektywy przewoźnika o dobrej współpracy świadczy kilka kluczowych elementów. Do najważniejszych należą:

Jasne zasady i przejrzystość: Wszystko powinno być jasno ustalone od początku – stawki, warunki płatności, oczekiwana dyspozycyjność, procedury na wypadek problemów. Unikanie niejasnych zapisów i „gwiazdek” w umowie to podstawa zaufania. Pełna przejrzystość oznacza też otwartą komunikację na każdym etapie realizacji zlecenia. Idealnie, gdy przewoźnik ma wgląd w to, co dzieje się z jego ładunkami i może na bieżąco śledzić informacje. Przykładowo, zdarza się, że firmy spedycyjne udostępniają przewoźnikom systemy, w których mają oni dostęp do pełnej komunikacji dotyczącej zleceń – czarno na białym widać, co się dzieje i gdzie leży ewentualna wina. Taka transparentność bardzo buduje zaufanie, bo przewoźnik czuje, że nic się przed nim nie ukrywa.
Stabilność i ciągłość zleceń: Dla przewoźnika nie ma nic gorszego niż przestoje i niepewność, czy po rozładunku znajdzie się kolejny ładunek. Dobra współpraca to stały strumień zleceń, względnie przewidywalny harmonogram wyjazdów i powrotów. Chodzi o to, by ciężarówka nie stała bezczynnie – bo koszty biegną każdego dnia. W praktyce mówi się, że przewoźnik zaczyna zarabiać dopiero powyżej ~10 tysięcy kilometrów miesięcznie; wszystko poniżej to tylko pokrycie kosztów. Paliwo, leasing pojazdu, pensja kierowcy – te wydatki są stałe i wysokie, więc dopiero dodatkowe kilometry generują zysk. Jeśli zleceniodawca zapewnia ciągłość pracy (np. poprzez stałe trasy lub gwarancję minimalnej liczby kilometrów), przewoźnik czuje, że ma solidnego partnera, a nie tylko okazjonalnego zleceniodawcę.
Terminowe płatności: Pewność zapłaty na czas to absolutny fundament dobrej współpracy. W branży transportowej standardem bywają 30-dniowe terminy płatności, ale niestety nie każdy ich dotrzymuje. Rzetelny partner biznesowy przestrzega ustalonych terminów – dla przewoźnika to sygnał wiarygodności. Jeśli faktura ma być opłacona za 30 dni, to powinna wpłynąć za 30 dni, nie za 60 czy 90. Warto podkreślić, że termin 30 dni uważa się za podstawowy i musi on być bezwzględnie przestrzegany. Mile widziane są także opcje wcześniejszej płatności (np. płatność w 7 dni lub nawet 1 dzień za drobnym dyskontem) – dają one przewoźnikowi elastyczność finansową w razie potrzeby. Ważnym ułatwieniem jest ponadto możliwość szybszego rozliczenia na podstawie skanów dokumentów transportowych zamiast czekania na pocztę z oryginałami – coraz więcej firm to oferuje, bo przewoźnicy bardzo to cenią. Gdy pieniądze terminowo trafiają na konto przewoźnika (a w razie potrzeby może on je otrzymać szybciej), współpracę od razu ocenia jako solidną i wiarygodną.
Dobry kontakt i komunikacja: Sprawna, rzeczowa komunikacja ze spedytorem czy zleceniodawcą ma ogromne znaczenie na co dzień. Przewoźnik chce mieć pewność, że w razie pytań lub kłopotów telefon zostanie odebrany, a po drugiej stronie znajdzie zrozumienie i chęć pomocy. Ważne jest informowanie o wszelkich zmianach w zleceniu (np. opóźnienia załadunku, korekta trasy) i szybkie przekazywanie dokumentów. Kultura komunikacji też buduje relację – partnerski ton, szacunek i cierpliwość (nawet gdy emocje sięgają zenitu) świadczą o profesjonalizmie. Z kolei podniesiony głos, ignorowanie wiadomości czy brak konkretów natychmiast zapalają czerwone lampki. Dobra współpraca to taka, gdzie komunikacja jest częsta, otwarta i konstruktywna, a obie strony grają do jednej bramki, zamiast przerzucać się winą.
Uczciwe stawki i rynkowe podejście: Cena przewozu zawsze będzie ważna, ale dla przewoźnika liczy się przede wszystkim to, czy stawka pozwala mu pokryć koszty i godziwie zarobić. Jeśli zleceniodawca proponuje rażąco niską cenę, żadna „miła atmosfera” tego nie zrekompensuje. Dobra współpraca opiera się na fair stawkach, ustalanych w oparciu o realia rynkowe, a nie jednostronne dyktando. Przewoźnik chce czuć, że jeździ „po stawce rynkowej”, a nie jest wykorzystywany tylko dlatego, że ktoś znalazł go na giełdzie transportowej. Uczciwa stawka to taka, która uwzględnia m.in. rosnące ceny paliwa, opłaty drogowe, płace kierowców – słowem, zmienne koszty działalności. Coraz częściej stosuje się modele wynagrodzenia zbliżone do win-win: np. elastyczne stawki za kilometr zależne od konkretnego zlecenia, z zagwarantowanym pewnym minimum, ale i możliwością zarobienia więcej, gdy fracht jest lepiej płatny. Dzięki temu przewoźnik ma poczucie, że gdy rynek rośnie, on też na tym korzysta, a nie tkwi na sztywnej (niekiedy zaniżonej) stawce.
Reakcja na problemy i wsparcie w trudnych sytuacjach: W transporcie wiele rzeczy może pójść nie tak – awaria ciężarówki, problem z załadunkiem, nagła zmiana zlecenia przez klienta, wypadek czy korek. Pytanie, jak wtedy zachowuje się zleceniodawca. Czy zostawia przewoźnika samego z kłopotem, czy raczej aktywnie pomaga szukać rozwiązania? Jakość współpracy poznaje się właśnie po reakcji na kryzysy. Dla przewoźnika ważne jest, by spedytor odbierał telefony także po godzinach, potrafił doradzić lub zorganizować pomoc (np. przeładunek na inny pojazd, interwencję u załadowcy, serwis mobilny). Równie ważne jest późniejsze podejście do rozliczenia takich sytuacji – np. kto pokrywa koszty postoju, kar za opóźnienia itp. Jeśli zleceniodawca podchodzi elastycznie i sprawiedliwie (analizuje faktyczną przyczynę problemu, dzieli się odpowiedzialnością, jeśli to po jego stronie coś zawiniło), przewoźnik odczuje, że ma partnera, a nie przeciwnika. Przykładowo, zdarzają się firmy, które w ramach transparentnej współpracy pokazują przewoźnikowi całą historię zdarzeń – dzięki temu wiadomo, czy np. to błąd spedytora doprowadził do kosztów i wówczas uczciwie je rekompensują. Taka postawa buduje ogromną lojalność.
Szacunek i partnerskie traktowanie: Choć to miękki aspekt, w codziennej pracy czuje się go bardzo wyraźnie. Przewoźnicy pragną być traktowani z należnym szacunkiem – w końcu to oni wykonują ciężką pracę, aby ładunki dotarły na czas. Profesjonalny zleceniodawca nie patrzy na przewoźnika z góry, jak na „kolejny ciągnik do wykorzystania”, lecz jak na partnera biznesowego, bez którego sam nie mógłby funkcjonować. Objawia się to w drobnych rzeczach: kulturalnym języku na co dzień, liczeniu się z potrzebami (np. ustalaniu grafiku tak, by kierowca mógł co jakiś czas spędzić weekend w domu), pytaniu o opinię przewoźnika przy planowaniu tras, a przede wszystkim – dotrzymywaniu słowa. Każda niespełniona obietnica (choćby drobna) nadwątla zaufanie. Natomiast konsekwentne wywiązywanie się z uzgodnień, nawet tych nieformalnych, cementuje relację. Gdy przewoźnik czuje się słuchany i szanowany, chętniej idzie na ustępstwa w kryzysie czy pomaga „gasić pożary” dla zleceniodawcy – bo widzi w nim partnera, nie tylko płatnika.
Uproszczenia i ułatwienia dla przewoźnika: Wreszcie, ważnym wyznacznikiem jakości jest to, na ile zleceniodawca dba o wygodę współpracy. Czy ogranicza biurokrację do niezbędnego minimum? Czy oferuje narzędzia usprawniające współpracę – np. platformę online do sprawdzania zleceń i przekazywania dokumentów, integrację systemów GPS lub komunikator do szybkiego kontaktu? Czy pozwala przesyłać dokumenty drogą elektroniczną? Drobne udogodnienia potrafią zaoszczędzić przewoźnikowi mnóstwo czasu i stresu. Doskonałym przykładem jest tutaj rozliczanie na podstawie skanów – jeżeli klient końcowy akceptuje skany dokumentów, dobre firmy spedycyjne równie szybko rozliczają się z przewoźnikiem, nie każąc czekać na oryginały. Innym udogodnieniem mogą być karty paliwowe lub urządzenia do rozliczania opłat drogowych, udostępniane przewoźnikowi w ramach współpracy. Dzięki takim kartom kierowca może zatankować bez gotówki, a koszt paliwa zostaje potrącony potem z jego faktury – to bywa dla małych firm zbawienne. Jak wskazują osoby z branży, dla wielu przewoźników możliwość wyjazdu z taką kartą to często jedyna opcja, bo nie muszą mieć od razu tysięcy euro na paliwo i opłaty, które zwrócą się dopiero po 30 dniach. Równie cennym ułatwieniem jest dostęp do nowoczesnych systemów IT – np. platformy, gdzie przewoźnik jednym kliknięciem wystawi fakturę do zlecenia albo podejrzy status załadunku. Niektórzy zleceniodawcy udostępniają przewoźnikom nawet profesjonalne narzędzia klasy TMS w formie aplikacji (za darmo), co pozwala zautomatyzować obieg dokumentów i fakturowanie. Tego typu wsparcie technologiczne to znak czasu – pokazuje, że zleceniodawca inwestuje we współpracę i zależy mu na komforcie przewoźnika.

Jak widać, na jakość współpracy składa się wiele czynników – od finansowych, przez operacyjne, po czysto ludzkie. Kluczowe jest jednak to, by wszystkie te elementy nie pozostawały jedynie w sferze deklaracji, ale urzeczywistniały się w codziennej kooperacji. I tu dochodzimy do kolejnego istotnego aspektu: różnicy między obietnicami a praktyką.

Deklaracje kontra codzienna praktyka

„Ładna prezentacja” vs. realne działanie – każdy doświadczony przewoźnik potrafi odróżnić jedno od drugiego. Zdarza się, że na spotkaniu czy w ofercie wszystko wygląda idealnie: „będziemy pana traktować po partnersku”, „gwarantujemy najlepsze warunki”, „jesteśmy zawsze do dyspozycji”. Tymczasem po podpisaniu umowy rzeczywistość bywa brutalna – telefon milczy w kryzysie, obiecanych zleceń brak, a płatność jak nie przychodziła, tak nie przychodzi. Nic dziwnego, że wielu przewoźników podchodzi do nowych współprac z rezerwą.

Ten dystans jest wręcz wskazany: zaufanie buduje się poprzez konsekwentne działania, a nie słowa. Dopiero gdy zleceniodawca w praktyce pokaże, że spełnia kryteria opisane wyżej, przewoźnik nabiera pewności, że trafił na właściwego partnera. Jak mówi branżowe powiedzenie: „dziś w transporcie liczy się nie tylko „za ile”, ale „z kim i jak długo”. Innymi słowy, liczy się stabilna, uczciwa relacja, którą weryfikuje codzienna współpraca.

Wielu przewoźników ma własne checklisty i „testy” na nowych kontrahentów. Przykładowo: czy pierwsza faktura została zapłacona w terminie? Czy po początkowym okresie faktycznie są te obiecane zlecenia co tydzień? Jak zachowa się spedytor, gdy kierowca utknie na załadunku? Odpowiedzi na te pytania szybko pokazują, czy „marketingowa” jakość przekłada się na realną.

Co buduje zaufanie przewoźnika?
Dotrzymywanie słowa: każda obietnica (np. dotycząca stawek, kilometrów, terminu płatności) spełniona w praktyce wzmacnia wiarę przewoźnika w rzetelność zleceniodawcy.
Przewidywalność: jeśli ustaliliśmy, że auto jeździ 3 tygodnie i zjeżdża – tak ma być. Stabilny rytm współpracy (bez nagłych zwrotów akcji) daje poczucie bezpieczeństwa.
Stały kontakt: regularne odprawy, szybkie reagowanie na telefony i e-maile. Przewoźnik musi wiedzieć, że w razie czego ktoś odbierze telefon o każdej porze.
Transparentność: otwarte dzielenie się informacjami (np. o stawkach od klientów, o ewentualnych opóźnieniach), przyznawanie się do błędów po swojej stronie – to wszystko buduje kapitał zaufania.
Wywiązywanie się z zobowiązań finansowych: terminowa zapłata każdej faktury, a w razie opóźnienia (bo i tak bywa) – szczere wyjaśnienie przyczyny i szybkie naprawienie sytuacji.
Szacunek na co dzień: kulturalny ton rozmów, wysłuchanie argumentów przewoźnika, gotowość do kompromisu. Gdy przewoźnik czuje się traktowany po partnersku, odpłaca lojalnością.

Co zaufanie niszczy?

Niesłowność: obiecywanie „złotych gór”, a potem niewywiązywanie się z tego. Nawet pojedyncza sytuacja – np. obiecany ładunek stały, który okazał się fikcją – potrafi przekreślić wiarygodność.

Opóźnienia i problemy z płatnościami: nic tak nie psuje relacji, jak przewoźnik muszący prosić się o swoje pieniądze. Jeden spóźniony przelew może zniweczyć całe wcześniejsze pozytywne wrażenie.

Brak kontaktu, unikanie rozmów: gdy coś idzie nie tak, a spedytor „milknie” lub zbywa przewoźnika wymówkami, zaufanie szybko pryska.

Zrzucanie winy i karanie na ślepo: przypadki, w których zleceniodawca automatycznie obarcza przewoźnika kosztami (np. kar za opóźnienie) bez zbadania przyczyny, są zabójcze dla relacji. Jeśli ewidentnie wina leżała po stronie załadowcy lub spedytora, a mimo to przewoźnik ponosi konsekwencje – trudno oczekiwać dalszej współpracy.

Lekceważenie i brak szacunku: wszelkie przejawy traktowania przewoźnika „z góry”, podnoszenie głosu, obraźliwe uwagi czy ignorowanie zgłaszanych problemów szybko kończą współpracę. Branża jest ciężka, stresująca – tym bardziej kultura osobista ma znaczenie.

Nadmierna biurokracja i utrudnienia: wymaganie np. dostarczania stosu dokumentów pocztą co tydzień, odmawianie akceptacji skanów, przeciąganie procedur rozliczeń – to wszystko sygnały, że zleceniodawca nie idzie z duchem czasu i nie szanuje czasu przewoźnika.

Jak widać, zaufanie to kruche tworzywo. Buduje się je długo, a stracić można bardzo szybko – często bezpowrotnie. Dlatego najlepsi gracze na rynku dbają, by każdy element współpracy stał na wysokim poziomie. W rezultacie rośnie nowy standard podejścia do relacji przewoźnik–zleceniodawca, oparty właśnie na partnerstwie i wzajemnych korzyściach.

Nowy standard współpracy: partnerstwo zamiast transakcji

Opisane powyżej oczekiwania przewoźników przekładają się stopniowo na zmianę modelu współpracy w branży. Coraz częściej mówi się o partnerstwie – odejściu od myślenia w kategoriach krótkoterminowej transakcji (najtańszy przewóz tu i teraz) na rzecz długofalowej kooperacji, w której obie strony inwestują w relację. Taki partnerski model współpracy opiera się na kilku filarach:

Wspólny cel i zrozumienie potrzeb: Zlecający transport traktuje przewoźnika jak przedłużenie własnego biznesu. Obu stronom zależy na terminowym, bezpiecznym dostarczeniu ładunku i obie czerpią korzyści z sukcesu, więc grają do jednej bramki. Przykładowo, spedytor planując trasę weźmie pod uwagę nie tylko wymagania klienta, ale i optymalne wykorzystanie czasu pracy kierowcy czy jego powrót do domu na czas, jeśli to możliwe. Kiedy trzeba negocjować stawki z klientem końcowym, dobry operator logistyczny stara się ugrać więcej z myślą, że przewoźnik też na tym skorzysta – a nie tylko szuka oszczędności kosztem przewoźnika.

Zapewnienie stałości i bezpieczeństwa: Partnerskie podejście często oznacza formalizację pewnych gwarancji dla przewoźnika. Mogą to być umowy długoterminowe lub gwarancje minimalnego wolumenu zleceń (np. określona liczba kilometrów lub ładunków w miesiącu). Celem jest zdjęcie z przewoźnika ciągłego ryzyka „czy będzie co wozić za tydzień”. Jeśli nawet rynek bywa zmienny, zleceniodawca może wziąć na siebie część ryzyka – np. w gorszym okresie dołożyć starań, by dopełnić kilometraż przewoźnika albo wypłacić rekompensatę za przestoje z własnej marży. Takie praktyki jeszcze niedawno były rzadkością, ale pojawiają się w nowoczesnych modelach współpracy. Dają przewoźnikowi poczucie stabilizacji, co jest nie do przecenienia.

Pełna przejrzystość i otwartość informacji: Nowy standard to brak tematów tabu w relacji. Partnerzy dzielą się danymi, które kiedyś trzymali tylko dla siebie – np. informacjami o stawkach frachtu od klienta, statusie płatności od zleceniodawcy czy szczegółach przebiegu transportu. Za pomocą platform internetowych lub dedykowanych aplikacji przewoźnik może na bieżąco śledzić status swoich zleceń, komunikację z kierowcą czy klientem, a nawet ewentualne opóźnienia gdzieś na trasie. Taka transparentność eliminuje podejrzliwość („czy na pewno spedytor mi wszystko mówi?”) i pozwala wspólnie rozwiązywać problemy zanim urosną. Jak wspomniano, zdarzają się programy współpracy, gdzie przewoźnik widzi wszystkie ustalenia i wiadomości dotyczące jego transportów – „bardziej się prześwietlić nas nie da” – mówią o tym sami organizatorzy transportu. To zupełnie inny poziom zaufania niż tradycyjny model, w którym przewoźnik często czuł się trzymany w informacyjnej próżni.

Dostęp do narzędzi i wspólna infrastruktura: W nowoczesnej współpracy zaciera się granica między firmą spedycyjną a przewoźnikiem, jeśli chodzi o wykorzystywane narzędzia. Partnerzy działają w jednym ekosystemie IT – np. przewoźnik zostaje podłączony do systemu TMS operatora logistycznego, aby automatycznie otrzymywać zlecenia i zwrotnie przekazywać informacje o realizacji. Ułatwia to obieg dokumentów (choćby wdrażanie elektronicznych listów przewozowych e-CMR), przyspiesza rozliczenia i redukuje błędy. Wielu operatorów oferuje też przewoźnikom swoje rozwiązania telematyczne lub integrację istniejących, tak by obie strony miały dostęp do tych samych danych w czasie rzeczywistym. W efekcie współpraca przebiega płynniej, a przewoźnik czuje, że korzysta z nowoczesnych rozwiązań bez ponoszenia ogromnych kosztów – dostaje przewagę konkurencyjną (np. możliwość śledzenia przesyłki przez klienta) dzięki temu, że jest częścią większej „rodziny” logistycznej.

Wsparcie i „opieka” ze strony zleceniodawcy: Partnerska relacja oznacza, że sukces przewoźnika jest w interesie zleceniodawcy. Dlatego najlepsi zleceniodawcy inwestują w rozwój i wsparcie przewoźników, z którymi współpracują. Może to przybrać formę dedykowanego opiekuna floty – osoby, która dba o daną firmę transportową, pomaga przy załatwianiu formalności, pilnuje terminów płatności, reaguje na sygnały o problemach. Może to być także oferowanie szkoleń (np. z obsługi nowych urządzeń pokładowych, z optymalizacji czasu pracy kierowców czy eco-drivingu, jeśli to potrzebne). Słowem: zleceniodawca nie ogranicza się do „dania zlecenia i rozliczenia faktury”, ale aktywnie towarzyszy przewoźnikowi w działalności, tak by obie strony czerpały maksymalne korzyści. Taki model wymaga oczywiście więcej zaangażowania, ale przekłada się na o wiele trwalsze relacje. Nie jest przesadą stwierdzenie, że w pewnym sensie zleceniodawca staje się czymś w rodzaju „wewnętrznego spedytora” przewoźnika, który troszczy się o to, by jego auta jeździły, kierowcy mieli z czego pracować, a firma się rozwijała.

Powyższe elementy brzmią może idealistycznie, ale na rynku pojawiają się już konkretne inicjatywy, które wcielają je w życie. Jeden z przykładów takiego podejścia stanowi program Adar Black – inicjatywa, która została stworzona właśnie po to, by zbudować nowy model współpracy z przewoźnikami oparty na wartościach partnerstwa, stałości i przejrzystości.

Przykład modelowej współpracy – program Adar Black

Jako ilustrację, jak mogą wyglądać relacje na najwyższym poziomie jakości, warto przyjrzeć się założeniom programu Adar Black. Jest to oferta przygotowana dla przewoźników przez firmę Adar, stanowiąca odpowiedź na wiele bolączek typowych w relacji spedytor–przewoźnik. Co wyróżnia model Adar Black i jak wpisuje się on w kryteria omawiane powyżej?

Elastyczne i uczciwe stawki: W Adar Black zrezygnowano z sztywnej stawki za kilometr na rzecz modelu elastycznego. Każde zlecenie może mieć indywidualną stawkę – dostosowaną do rynku i konkretnego frachtu – by przewoźnik zawsze jechał za cenę rynkową. Ustalono jedynie pewne minimum gwarantowane (np. 1,20 € za km na trasach zachodnich), poniżej którego stawki nie spadną – to zabezpiecza przewoźnika przed sytuacją, że pojedzie poniżej kosztów. Górnego limitu stawki brak, co oznacza, że jeśli trafi się lepiej płatny ładunek, przewoźnik w pełni na tym korzysta. Kluczowe jest jednak coś więcej: Adar Black pilnuje średniej stawki z całego wyjazdu. Na początku współpracy ustalana jest orientacyjna średnia (np. 1,37–1,39 €) i spedytor tak dobiera zlecenia podczas kilkutygodniowego cyklu, by finalnie tę średnią dowieźć. Jeśli jakieś pojedyncze frachty były niżej, inne będą wyżej – byle suma spełniła obietnicę. Dzięki temu przewoźnik nie czuje się oszukany ani rozczarowany żadnym pojedynczym zleceniem, bo ostatecznie zarabia tyle, ile się spodziewał. To podejście niweluje typowy problem „na prezentacji mówili co innego” – tutaj rozliczenie jest transparentne i zgodne z tym, co uzgodniono.

Gwarancja przebiegu i ciągłości zleceń: Adar Black wprowadził rozwiązanie rzadko spotykane – gwarancję minimalnej liczby kilometrów. Ustalono, że ciężarówka współpracująca w tym programie powinna wykonać średnio ok. 500 km dziennie (od poniedziałku do piątku), czyli minimum ~2500 km tygodniowo. Jeżeli z winy organizatora zleceń (np. braku frachtu) ta średnia nie zostałaby osiągnięta, przewoźnik otrzyma wyrównanie finansowe za brakujące kilometry. Innymi słowy, Adar gwarantuje pokrycie kosztów stałych ciężarówki za dni bez obłożenia – co praktycznie eliminuje ryzyko strat po stronie przewoźnika. Takie podejście to realizacja idei „wspólnego interesu”: spedytor też jest rozliczany z tego, by kilometrów nie zabrakło, jego system premiowy zależy od wyjeżdżonych przebiegów, więc stoi po tej samej stronie co przewoźnik. W efekcie obie strony grają do jednej bramki, by ciężarówka była jak najlepiej wykorzystana. Co więcej, program kładzie nacisk na to, by każdy wyjazd kończył się zjazdem do Polski – niezależnie od okoliczności. To niezwykle ważne dla przewoźników jeżdżących międzynarodówkę – mają pewność, że nie utkną z autem za granicą bez ładunku powrotnego. Powroty do kraju są organizowane nawet jeśli stawka za nie jest niższa, byle zapewnić powrót (traktowane są indywidualnie, poza średnią stawek zachodnich). Tego rodzaju gwarancje (kilometrów i powrotu) były odpowiedzią Adaru na wcześniejsze sygnały od przewoźników, że brak ciągłości zleceń i problem pustych przebiegów przy powrocie to największe bolączki współpracy.

Rygorystyczna selekcja ładunków i klientów: W ramach Adar Black postawiono na jakość również po stronie zleceń. Korzysta się głównie ze sprawdzonych, stałych zleceniodawców – każda firma ładunkowa jest wcześniej zweryfikowana przez ubezpieczyciela i znana Adarowi z dobrej współpracy. Dopiero gdy w bazie stałych klientów nie ma frachtu, sięga się po giełdy, ale i tam wybierane są ładunki od firm z dobrą historią (te niesolidne są automatycznie wykluczane). Dla przewoźnika to ważny sygnał – oznacza mniejsze ryzyko trafienia na nieuczciwego kontrahenta czy problemy typu odmowa zapłaty za fracht. Innymi słowy, przewoźnik jeździ pod parasolem dużej firmy, która filtruje zlecenia pod kątem bezpieczeństwa i pewności zapłaty. To kolejny aspekt budujący zaufanie: świadomość, że ładunki nie pochodzą „z przypadku”.

Pełna transparentność operacyjna: Adar Black wykorzystuje autorski system do komunikacji i zarządzania zleceniami, w którym przewoźnik ma wgląd we wszystko, co dzieje się z jego ładunkami. Każda rozmowa spedytora z kierowcą (prowadzona przez specjalną bramkę SMS) jest widoczna dla szefa firmy przewozowej. Dzięki temu przewoźnik dokładnie widzi przebieg realizacji zlecenia – od momentu zlecenia wyjazdu, przez instrukcje dla kierowcy, aż po potwierdzenie dostawy. Jeśli wystąpi problem (np. kierowca zgłasza awarię, opóźnienie załadunku itp.), wszystko jest udokumentowane czarno na białym. Taka transparentność to absolutna nowość – jak stwierdzili sami pracownicy Adaru: „bardziej prześwietlić nas już się nie da w codziennej pracy”. Dla przewoźnika oznacza to komfort psychiczny: wie, że nic nie dzieje się za jego plecami. W razie sporu czy niejasności, może prześledzić komunikację i dokładnie ustalić, gdzie był problem – po stronie spedytora czy kierowcy. To ogromnie ułatwia uczciwe rozwiązywanie ewentualnych konfliktów i sprzyja atmosferze „gramy fair”. Wielu przewoźników chwali taki system, bo daje im on poczucie kontroli i realnej transparentności współpracy – a przecież o to chodziło.

Szybsze i wygodniejsze rozliczenia: W programie zadbano także o finanse i administrację. Standardowy termin płatności wynosi 30 dni i firma deklaruje, że termin ten jest ściśle dotrzymywany. Jednak przewoźnicy mają też wybór – jeśli wolą, mogą skorzystać z szybszej płatności: np. w 7 dni za 3,5% skonta lub nawet w 1 dzień za 5% skonta. Co ważne, nie jest to narzucone odgórnie – przewoźnik decyduje, która faktura ma być przyspieszona (może też ustalić na stałe krótszy termin dla wszystkich zleceń). Elastyczność płatności pozwala dostosować współpracę do kondycji finansowej przewoźnika – potrzebuje gotówki szybciej, wybiera opcję z skontem; może poczekać, bierze 100% po 30 dniach. Ponadto, wprowadzono rozliczenia na podstawie skanów dokumentów. Jeśli klient końcowy płaci za transport na podstawie skanów, Adar również rozlicza przewoźnika od razu po otrzymaniu skanów dokumentów i faktury. Termin płatności liczy się od daty wysłania skanów, nie dopiero od dostarczenia oryginałów. Dla przewoźnika to ważne udogodnienie – dzięki temu pieniądze mogą wpłynąć nawet kilka tygodni wcześniej (odpada czekanie, aż poczta dostarczy dokumenty). To podejście wpisuje się w nowy standard obsługi, gdzie czas to pieniądz, a wszelkie zbędne opóźnienia eliminuje się dla dobra partnera.

Nowoczesne narzędzia i automatyzacja: W ramach Adar Black przewoźnik otrzymuje dostęp do nowoczesnych narzędzi usprawniających pracę. Przykładem jest bezpłatny dostęp do aplikacji TMS – systemu do zarządzania transportem, który automatyzuje obieg dokumentów. Zlecenia wysyłane przez Adar trafiają bezpośrednio do aplikacji przewoźnika, która potrafi sama wygenerować projekt faktury na podstawie danych zlecenia. W praktyce przewoźnik jednym kliknięciem może wystawić fakturę, a system wyśle ją do Adaru. Oznacza to koniec żmudnego przepisywania danych, skanowania papierów czy zatrudniania księgowej do wystawiania faktur – oszczędność czasu i pieniędzy. Taki system to normalnie spory koszt na rynku (abonament), ale uczestnicy programu dostają go gratis, co jest dla nich realnym zyskiem. Ponadto, oferowane są wcześniej wspomniane karty paliwowe i urządzenia do opłat – to nie jest traktowane jako promocja, lecz stały element współpracy. Karta paliwowa wydawana przewoźnikowi (we współpracy z siecią IDS) pozwala tankować na stacjach w całej Europie bez gotówki – Adar pokrywa rachunek, a następnie kompensuje koszt paliwa z faktur przewoźnika. Jak już zaznaczono, dla wielu małych firm to warunek konieczny, by w ogóle ruszyć w trasę (bo nie mają zamrożonych środków na paliwo na 2–3 tygodnie). Z kolei urządzenie do opłat drogowych (np. platforma typu ACCESS, obejmująca wszystkie autostrady w Europie) również dostępne jest od ręki – przewoźnik nie musi sam załatwiać wielu osobnych urządzeń i wpłacać kaucji; dostaje jedno skrzynkowe rozwiązanie działające w całej UE. Wszystkie te narzędzia służą jednemu: uprościć życie przewoźnika i zdjąć z niego bariery, które często utrudniają pracę (finansowe i administracyjne).

Dedykowana opieka i komunikacja: W Adar Black każdy przewoźnik jest traktowany indywidualnie. Już na starcie współpracy firma organizuje wdrożenie – kontaktuje się specjalista, który tłumaczy wszystkie zasady, pomaga zainstalować aplikacje, uruchomić karty paliwowe itd.. W trakcie realizacji zleceń przewoźnik ma swojego opiekuna (spedytora/koordynatora), który czuwa nad przebiegiem tras. Zwraca się uwagę, by współpraca miała „ludzką twarz” – pracownicy Adar podkreślali w wewnętrznych szkoleniach, że w tym modelu będą dla swoich przewoźników niemal jak „matka, żona i kochanka” – czyli wszystkimi możliwymi rolami wsparcia. Oznacza to pełne zaangażowanie w obsługę – od spraw czysto logistycznych, przez pomoc administracyjną, aż po budowanie relacji opartej na zaufaniu i wzajemnym zrozumieniu. Przewoźnicy uczestniczący w programie chwalą sobie, że mają wreszcie poczucie bycia wysłuchanym i zaopiekowanym, a nie traktowanym jak jeden z wielu numerów w tabelce.

Oczywiście celem nie jest tu reklama konkretnego programu, ale pokazanie, że taki model współpracy jest możliwy. Adar Black stanowi case study: gdy weźmiemy wszystkie kryteria jakościowej współpracy z początku artykułu, znajdziemy je praktycznie wbudowane w założenia tego programu. Jasne zasady – są (np. reguły stawek, gwarancje kilometrów, terminów). Stabilność – jest (ciągłość zleceń, min. 500 km dziennie). Płatności – terminowe i elastyczne. Komunikacja – transparentna i ciągła. Stawki – uczciwe, rynkowe, z opcją zarobku więcej. Reakcja na problemy – obecna (ciągły nadzór, kompensaty za przestoje, opiekun dostępny). Szacunek – wpisany w filozofię programu (partnerstwo, personalna opieka). Ułatwienia – ponadprzeciętne (karty paliwowe, systemy IT, załatwianie formalności).

Co istotne, program ten powstał właśnie dlatego, że wcześniejszy model współpracy miał swoje mankamenty. To odpowiedź firmy na głosy przewoźników, którzy mówili: „fajnie brzmi na papierze, ale w praktyce brakowało tego i tego”. Gdy pojawiła się konstruktywna krytyka – np. o braku ciągłości zleceń czy opóźnieniach w płatnościach – firma przeorganizowała procesy i wdrożyła nowe rozwiązania, by te problemy rozwiązać. Taka reakcja to również wyznacznik jakości: zdolność uczenia się od przewoźników i wprowadzania zmian, które służą obu stronom.

Na zakończenie: liczy się to, co realne

Patrząc oczami przewoźnika, jakość współpracy to suma realnych doświadczeń, nie deklaracji. Można podpisać piękną umowę pełną wzniosłych słów, ale jeśli potem ciężarówka stoi bez zleceń, faktury wiszą niezapłacone, a telefon milczy – żadna misja i wizja firmy tego nie obroni. Dlatego przewoźnicy stali się ostrożni i wymagający. Ci, którzy nieraz się zawiedli, dziś najpierw patrzą na czyny, potem na słowa.

Trzeba jednak podkreślić, że w branży widać pozytywne zmiany. Coraz więcej zleceniodawców rozumie, że tylko partnerskie podejście zapewni im dostęp do sprawdzonych, lojalnych przewoźników. A bez przewoźników – ani rusz. W efekcie standardy współpracy się podnoszą. Uczciwość, terminowość, szacunek, transparentność – to już nie dodatkowe atuty, a konieczność, by przyciągnąć i utrzymać dobrych kierowców i firmy transportowe.

Dla przewoźników to dobra wiadomość. Oznacza to bowiem, że ich praca zaczyna być faktycznie doceniana, a warunki dyktowane nie tylko przez suchą kalkulację kosztów, ale też przez relacje i zaufanie. Oczywiście, zawsze należy zachować zdrowy rozsądek i nie wierzyć ślepo w obietnice. Jednak przykłady takie jak opisany program Adar Black pokazują, że są na rynku firmy, które potrafią przełożyć obietnice na konkretne działania.

W końcowym rozrachunku jakość współpracy objawia się w momentach prawdy: gdy trzeba podjąć trudną decyzję, rozwiązać problem, podzielić się zyskiem lub przyznać do błędu. Jeśli wtedy partner staje na wysokości zadania – przewoźnik to zapamięta i doceni. Taka współpraca przetrwa lata, z korzyścią dla obu stron. Bo gdy jeden i drugi mogą na sobie polegać, biznes po prostu lepiej się kręci.

Podsumowując: dla przewoźnika dobra współpraca oznacza, że zleceniodawca robi dokładnie to, co obiecał – dzień po dniu, kilometr po kilometrze. Jeśli ta zasada jest spełniona, cała reszta układa się już niemal naturalnie. Warto o tym pamiętać, budując nowe relacje w transporcie. W końcu wspólny sukces rodzi się tam, gdzie jest prawdziwe partnerstwo, a nie tylko ładne słowa.

Wszystkie artykuły